Medizinische Schreibkräfte unterstützen Arztpraxen, Kliniken und andere Einrichtungen des Gesundheitswesens bei der Erstellung und Verwaltung medizinischer Dokumente. Dafür brauchen sie sehr gute Deutschkenntnisse, Sicherheit im Umgang mit medizinischer Fachsprache und ein ausgeprägtes Verständnis für Datenschutz und vertrauliche Informationen.
Die Berufsbezeichnung ist in Deutschland nicht mit einem einheitlich geregelten Ausbildungsweg verbunden. Der Einstieg erfolgt häufig über eine medizinische oder kaufmännische Vorqualifikation, Berufserfahrung oder eine Weiterbildung bei einem privaten Bildungsträger. Auch ein Quereinstieg ist möglich, wenn die erforderlichen Schreib-, Sprach- und EDV-Kenntnisse vorhanden sind.
Wer sich für diesen Berufszweig interessiert, erfährt im folgenden Überblick alles rund um Voraussetzungen, Ausbildungsmöglichkeiten und den Berufsalltag von Medizinischen Schreibkräften.
Das Wichtigste in Kürze
- Tätigkeit: Medizinische Schreibkräfte erstellen und bearbeiten Arztbriefe, Befundberichte, OP-Berichte und andere medizinische Dokumente anhand digitaler Diktate oder automatisch erzeugter Textentwürfe.
- Voraussetzungen: Einheitliche Vorgaben gibt es nicht. Erwartet werden meist sehr gute Deutschkenntnisse, medizinische Grundkenntnisse, EDV-Sicherheit, das Zehnfingersystem sowie eine sorgfältige und diskrete Arbeitsweise.
- Weiterbildung: Die Qualifizierung wird als Präsenz-, Online- oder Fernlehrgang angeboten. Typische Inhalte sind medizinische Terminologie, Schreibtraining, Textverarbeitung, Dokumentation, Datenschutz und Büroorganisation.
- Abschluss: Üblich ist ein Zertifikat des jeweiligen Bildungsträgers. „Geprüfte Medizinische Schreibkraft“ ist kein staatlich anerkannter Berufsabschluss.
- Arbeitsorte: Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen vor allem in Krankenhäusern, Arztpraxen, Medizinischen Versorgungszentren, Rehakliniken, Begutachtungseinrichtungen und medizinischen Schreibdiensten.
- Perspektiven: Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen besonders in medizinischen Sekretariaten, Schreibdiensten und der digitalen Dokumentation. Durch Spracherkennung und KI gewinnt die sorgfältige Kontrolle medizinischer Texte zunehmend an Bedeutung.
Was macht eine Medizinische Schreibkraft?
Die wichtigste Aufgabe Medizinischer Schreibkräfte ist die Erstellung und Bearbeitung medizinischer Texte. Dazu zählen beispielsweise Arzt- und Entlassungsbriefe, Befundberichte, Operationsberichte, Gutachten sowie weitere Behandlungs- und Verwaltungsdokumente.
Als Grundlage dienen heute überwiegend digitale Diktate, Audiodateien oder Texte, die mithilfe von Spracherkennungssoftware erstellt wurden. Medizinische Schreibkräfte übertragen, strukturieren und formatieren diese Inhalte. Sie korrigieren Rechtschreibung und formale Fehler und kennzeichnen unklare Passagen zur fachlichen Prüfung. Der medizinische Aussagegehalt darf dabei nicht eigenmächtig verändert werden; die inhaltliche Verantwortung und Freigabe liegen bei den zuständigen Ärzten beziehungsweise der behandelnden Einrichtung.
Medizinische Schreibkräfte arbeiten mit unterschiedlichsten Abteilungen zusammen. Dazu zählen Oberärzte und Chefärzte, Aufnahmestationen, Fachbereiche und die dazugehörigen Sekretariate, ebenso wie Kostenträger und Krankenkassen. Diese komplexe Korrespondenz bedingt Kenntnisse über die einzelnen Abläufe der verschiedenen Bereiche.
Medizinische Schreibkraft – Ausbildung
Medizinische Schreibkraft ist kein staatlich anerkannter dualer Ausbildungsberuf mit bundesweit einheitlicher Ausbildungsordnung. Entsprechende Qualifizierungen werden überwiegend als berufliche Weiterbildung, Anpassungsqualifizierung oder Fernlehrgang angeboten. Inhalte, Voraussetzungen, Dauer und Abschluss unterscheiden sich deshalb von Anbieter zu Anbieter.
Zugangsvoraussetzungen
Einheitliche gesetzliche Zugangsvoraussetzungen gibt es nicht. Viele Weiterbildungen richten sich an Personen, die bereits im Gesundheitswesen, in der Pflege, im medizinischen Sekretariat oder in einem kaufmännischen Beruf gearbeitet haben, zum Beispiel Medizinische Fachangestellte oder Gesundheits- und Krankenpfleger. Solche Vorkenntnisse sind hilfreich, aber nicht bei jedem Anbieter zwingend vorgeschrieben.
Typische Anforderungen sind:
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
- sichere Rechtschreibung und Grammatik,
- ein gutes Hör- und Textverständnis,
- Grundkenntnisse der medizinischen Terminologie oder die Bereitschaft, diese zu erwerben,
- sicherer Umgang mit Computer, Internet und Textverarbeitung,
- Beherrschung des Zehnfingersystems,
- sorgfältige und konzentrierte Arbeitsweise sowie
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
Einzelne Anbieter verlangen zusätzlich einen mittleren Bildungsabschluss, eine bestimmte Schreibgeschwindigkeit oder medizinische Grundkenntnisse. Beim zwölfmonatigen SGD-Fernlehrgang werden beispielsweise ein mittlerer Bildungsabschluss, gute Deutschkenntnisse, sichere PC- und Internetkenntnisse sowie 150 Anschläge pro Minute im Zehnfingersystem genannt. Das aktuelle DAA-Angebot setzt dagegen gute Deutschkenntnisse sowie Grundkenntnisse im Umgang mit dem Computer, im Zehnfingerschreiben und im medizinischen Bereich voraus.
Interessierte sollten deshalb immer die Zulassungsbedingungen des konkreten Kurses prüfen.
Ausbildungsform und Ausbildungsaufbau
Weiterbildungen werden in Präsenz, online, in Vollzeit, Teilzeit oder als berufsbegleitender Fernlehrgang angeboten. Ob ein Praktikum vorgesehen ist, hängt vom Anbieter ab. Manche Lehrgänge enthalten eine Praxisphase in einer Klinik oder Arztpraxis; bei anderen besteht die Qualifizierung ausschließlich aus Unterricht, Selbststudium und Prüfungsaufgaben.
Ausbildungsinhalte
Die Inhalte der Ausbildung zur Medizinischen Schreibkraft müssen gut auf das zukünftige Arbeitsgebiet vorbereiten. Benötigt wird gleichermaßen medizinisches Fachvokabular wie kaufmännisches Wissen. Folgende Themen werden in der Weiterbildung behandelt. Sie können, je nach Anbieter, abweichen:
- medizinische Terminologie und Abkürzungen,
- Grundlagen von Anatomie und Krankheitslehre,
- Aufbau von Arztbriefen, Befund- und Operationsberichten,
- medizinisches Schreib- und Hörtraining,
- digitale Diktat- und Transkriptionstechnik,
- deutsche Rechtschreibung und Zeichensetzung,
- Textverarbeitung und Office-Anwendungen,
- medizinische Dokumentation,
- Datenschutz, Schweigepflicht und IT-Sicherheit,
- Büroorganisation und Korrespondenz sowie
- Qualitätssicherung bei medizinischen Dokumenten.
Ausbildungsdauer
Je nach Anbieter, Lernumfang und Zeitmodell dauert die Weiterbildung mehrere Monate bis etwa ein Jahr. Das DAA-Angebot umfasst mehr als drei bis sechs Monate. Für den SGD-Fernlehrgang werden zwölf Monate bei einem wöchentlichen Lernaufwand von rund zehn bis zwölf Stunden angegeben.
Ausbildungsorte
Es gibt deutschlandweit zahlreiche Anbieter, die eine Fortbildung zur Medizinischen Schreibkraft in ihrem Angebot haben. Dort lernen angehende Medizinische Schreibkräfte zusammen mit anderen Teilnehmern. Die Größe der Kurse variiert je nach Anbieter.
Ausbildungsabschluss
Der Abschluss ist anbieterabhängig. Möglich sind beispielsweise ein Teilnahmezertifikat, ein SGD-Zertifikat oder eine DAA-Prüfung. Die Bezeichnung “Geprüfte Medizinische Schreibkraft” ist kein einheitlicher staatlicher Berufsabschluss.
Fernlehrgänge können von der Staatlichen Zentralstelle für Fernunterricht (ZFU) zugelassen sein. Diese Zulassung bestätigt, dass der Fernlehrgang die gesetzlichen Anforderungen des Fernunterrichtsschutzgesetzes erfüllt. Sie macht das Abschlusszertifikat jedoch nicht automatisch zu einem staatlich anerkannten Berufsabschluss.
Bei der Kursauswahl sollten Interessierte deshalb auf Lehrgangsinhalte, Praxisbezug, Abschlussart, ZFU- beziehungsweise AZAV-Zulassung und die Anforderungen potenzieller Arbeitgeber achten.
Perspektiven nach der Ausbildung
Für qualifizierte Medizinische Schreibkräfte gibt es weiterhin Stellenangebote, insbesondere in Kliniken, Praxen und spezialisierten Sekretariaten. Eine belastbare allgemeine Prognose eines stetig wachsenden Bedarfs liegt für dieses uneinheitliche Berufsprofil jedoch nicht vor.
Das Tätigkeitsfeld verändert sich durch digitale Patientenakten, Spracherkennung und KI-gestützte Dokumentation. Dadurch gewinnt neben der reinen Transkription vor allem die Qualitätskontrolle an Bedeutung: Medizinische Fachsprache verstehen, automatisch erzeugte Texte sorgfältig prüfen, Unstimmigkeiten erkennen und sensible Daten sicher bearbeiten.
Gute Berufsaussichten haben deshalb insbesondere Personen, die sprachliche Genauigkeit mit medizinischen Kenntnissen, sicherer Softwareanwendung und einem hohen Datenschutzbewusstsein verbinden.
Medizinische Schreibkraft – Gehalt in der Ausbildung
Da es sich normalerweise um eine Weiterbildung und nicht um eine vergütete duale Ausbildung handelt, erhalten Teilnehmende in der Regel kein Ausbildungsgehalt. Je nach Anbieter fallen Lehrgangs- und gegebenenfalls Prüfungs- oder Materialkosten an.
Eine Förderung über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters kann möglich sein. Voraussetzung ist unter anderem, dass sowohl der Bildungsträger als auch die konkrete Maßnahme zugelassen sind und die persönlichen Fördervoraussetzungen erfüllt werden. Eine AZAV-Zulassung allein begründet keinen automatischen Anspruch auf Kostenübernahme.
Die Deutsche Rentenversicherung kann eine Qualifizierung im Rahmen von Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben finanzieren, wenn die entsprechenden gesundheitlichen und versicherungsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Auch Arbeitgeberprogramme oder regionale Förderangebote können infrage kommen.
Medizinische Schreibkraft – Gehalt im weiteren Berufsleben
Ausschlaggebend für das Gehalt der Medizinischen Schreibkraft ist die Qualifikation, die Wahl des Fachbereichs sowie auch die Unternehmensgröße und Region. Dadurch können Gehaltsangaben teilweise stark variieren. Der bundesweite Median liegt bei etwa 4.035 Euro monatlich.
Medizinische Schreibkraft – Aufgaben im Arbeitsalltag
Als Medizinische Schreibkraft ist man vorwiegend mit dem Schreiben von Entlassungs- und Verlegungsbriefen, ärztlichen Befund- und OP-Berichten, Durchgangsarztbriefen und der Korrespondenz der verschiedenen Fachbereiche beschäftigt. Außerdem führt man viele kaufmännische Tätigkeiten aus.
Medizinische Diktate und Dokumente bearbeiten
Medizinische Schreibkräfte übertragen digitale Diktate, bearbeiten von Spracherkennungssoftware erzeugte Entwürfe und bringen medizinische Dokumente in die vorgesehenen Vorlagen. Dabei prüfen sie Schreibweise, Fachbegriffe, Formatierung und Vollständigkeit. Unklare oder widersprüchliche Angaben müssen zur fachlichen Klärung an die zuständige Ärztin oder den zuständigen Arzt zurückgegeben werden.
Büroorganisation und Verwaltung
Je nach Stelle übernehmen Medizinische Schreibkräfte auch allgemeine Sekretariatsaufgaben, bearbeiten Post, koordinieren Termine oder kommunizieren mit anderen Einrichtungen. Abrechnung und Zahlungsvorgänge gehören nur dann dazu, wenn sie ausdrücklich Bestandteil der Stelle sind und die erforderlichen Fachkenntnisse vorliegen.
Dokumenten- und Datenverwaltung
Medizinische Schreibkräfte können Dokumente den digitalen Patientenakten zuordnen, Datenbestände pflegen und Unterlagen für berechtigte Mitarbeitende verfügbar machen. Dabei müssen die Vorgaben der Einrichtung zu Datenschutz, Schweigepflicht, Zugriffsrechten und IT-Sicherheit eingehalten werden.
Die gesetzliche Verantwortung für die Behandlungsdokumentation und ihre Aufbewahrung liegt beim Behandelnden beziehungsweise bei der Einrichtung. Behandlungsakten müssen grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, sofern keine längeren spezialgesetzlichen Fristen gelten. Daraus folgt nicht, dass sämtliche zugrunde liegenden Tonaufnahmen dauerhaft archiviert werden müssen.
Medizinische Schreibkraft – Weiterbildungsmöglichkeiten
Je nach Vorbildung können Medizinischen Schreibkräften verschiedene Entwicklungsmöglichkeiten offenstehen, beispielsweise in den Bereichen Praxisorganisation, medizinische Dokumentation, Abrechnung, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder digitale Verwaltung.
Mögliche Weiterbildungen sind unter anderem:
- Praxismanagement,
- Abrechnungsmanagement,
- medizinische Terminologie und Dokumentation,
- Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen,
- Datenschutz und IT-Sicherheit oder
- Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen.
Für weiterführende Abschlüsse gelten eigene Voraussetzungen. Case Management, Pflegeberatung oder Pflegebegutachtung setzen je nach Qualifizierung eine bestimmte Berufsausbildung und Berufserfahrung voraus. Auch die Medizinische Dokumentationsassistenz ist ein eigenständiges Berufsprofil und nicht lediglich eine kurze Aufbaufortbildung für Medizinische Schreibkräfte.
Medizinische Schreibkraft Stellenangebote
Medizinische Schreibkraft – Arbeitszeiten
Medizinische Schreibkräfte arbeiten häufig zu den üblichen Büro- und Verwaltungszeiten. Die konkrete Lage der Arbeitszeit richtet sich jedoch nach der Einrichtung und dem Arbeitsvertrag. Allgemeine Zeitfenster wie „zwischen 7 und 17 Uhr“ lassen sich nicht für den gesamten Beruf festlegen.
Teilzeit und Homeoffice sind bei geeigneter technischer Ausstattung möglich. Da Gesundheitsdaten besonders geschützt sind, müssen beim mobilen Arbeiten sichere Zugänge, geschützte Endgeräte, Vertraulichkeit und die Datenschutzvorgaben des Arbeitgebers gewährleistet sein.
Medizinische Schreibkraft – Wo kann gearbeitet werden?
Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen insbesondere in:
- Krankenhäusern und Fachkliniken,
- Arztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren,
- Rehabilitations- und Begutachtungseinrichtungen,
- medizinischen Sekretariaten und Schreibdiensten,
- Gesundheitsbehörden,
- Krankenkassen oder Versicherungen sowie
- spezialisierten externen Schreibbüros.
Auch eine selbstständige Tätigkeit ist grundsätzlich möglich. Wer im Auftrag von Praxen oder Kliniken Patientendaten verarbeitet, muss allerdings strenge Anforderungen an Schweigepflicht, Datenschutz, IT-Sicherheit und die vertragliche Ausgestaltung der Datenverarbeitung erfüllen.
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Häufige Fragen
- Was ist eine medizinische Schreibkraft?
- Wie viel verdient man als medizinische Schreibkraft?
- Was muss man als medizinische Schreibkraft wissen?
- Was schreibe ich in einer Bewerbung für eine Stelle als medizinische Schreibkraft?
- Wie lange dauert die Ausbildung zum medizinische Schreibkraft?
- Was kann man nach der Ausbildung zur medizinischen Schreibkraft machen?
- Wie läuft die Medizinischen Schreibkraft-Ausbildung ab?
Eine medizinische Schreibkraft arbeitet im verwaltungstechnischen Bereich von medizinischen Einrichtungen. Dabei führen sie medizinische Schreibarbeiten aus, kümmern sich um Patientenakten und schreiben Dokumente nach ärztlichem Diktat.
Die Vergütung einer medizinischen Schreibkraft liegt im Mittel bei 4.035 Euro. Das Gehalt unterscheidet sich abhängig von Einrichtung, Tarifvertrag, Berufserfahrung und Bundesland.
Als medizinische Schreibkraft benötigt man umfassendes medizinisches Fachwissen und verwaltungstechnische Kenntnisse. Sie müssen zum Beispiel wissen, wie man Diktate schreibt und bearbeitet, die Post bearbeitet, Termine koordiniert und das Archiv betreut.
Als medizinische Schreibkraft benötigt man vollständige Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Zertifikaten. Dabei sollten Bewerber/innen nur die relevanten Zeugnisse und Zertifikate wählen und auf einen übersichtlichen Lebenslauf achten. Beim Anschreiben sollte man über Erfahrungen, Erfolge, persönliche Stärken sowie die Motivation hinter der Bewerbung schreiben.
Die Dauer der Weiterbildung zur medizinische Schreibkraft variiert abhängig von Anbieter und kann zwischen zwei und zwölf Monate betragen. Absolviert man die Weiterbildung in Teilzeit, kann sich die Dauer verlängern.
Als medizinische Schreibkraft ist man typischerweise in Krankenhäusern, Arztpraxen, Pflegeheimen oder Rehabilitationszentren angestellt. Die Arbeit in Forschungsinstituten oder eine Selbstständigkeit ist ebenfalls möglich.
Der Weg zum Job medizinische Schreibkraft führt über eine berufliche Weiterbildung. Diese kann sowohl in Vollzeit als auch Teilzeit besucht werden. Neben der Theorie wird teilweise auch ein Praktikum in einer medizinischen Einrichtung absolviert. Ein Fernlehrgang ist ebenfalls möglich.
