Als Arztsekretär/in sorgt man in Praxen oder Kliniken für einen reibungslosen Ablauf. Mit zunehmender Komplexität der Arbeit im Gesundheitswesen sind gut ausgebildete Fachkräfte in den unterschiedlichsten Bereichen gefragt. Vor allem der bürokratische Aufwand steigt stetig an. Arztsekretärinnen und Arztsekretäre entlasten das medizinische Personal bei Verwaltungsaufgaben und übernehmen zahlreiche Tätigkeiten im administrativen Bereich.
Welche Art von Ausbildung als Arztsekretär/in nötig ist, wie der Arbeitsalltag in diesem Beruf aussieht und wie die Gehalts- und Weiterbildungschancen aussehen – all diese Infos sind in folgendem Beitrag übersichtlich zusammengefasst.
Was macht ein/e Arztsekretär/in?
Arztsekretäre/-innen arbeiten in medizinischen Einrichtungen, zum Beispiel einer Praxis oder einer Abteilung eines Krankenhauses, und erledigen sämtliche Büro- und Assistenzaufgaben. Sie betreuen die Praxiskorrespondenz und Ablage, bearbeiten Dokumente, leiten dringende Sachverhalte an den zuständige Ärztin oder Arzt weiter, pflegen die Patientenakten und erledigen die Abrechnungen. In organisatorischen Fragen betreuen sie Patienten/-innen, nehmen ihre Daten auf und organisieren die Terminvergabe.
Arztsekretär/in – Ausbildung
Der Beruf Arztsekretär/in (auch Arztschreibkraft oder Medizinische Schreibkraft genannt) ist kein offiziell anerkannter Ausbildungsberuf. Folglich gibt es in Deutschland keine Ausbildung, die in diesen Beruf führt. Der Titel kann ausschließlich im Rahmen einer beruflichen Weiterbildung erworben werden, zum Beispiel zum/zur Fachwirt/in im Gesundheits- und Sozialwesen. Es führen verschiedene Wege zum Beruf, daher können sich Zugangsvoraussetzungen, Dauer, Aufbau und Abschlussbezeichnung unterscheiden.
Zugangsvoraussetzungen
Grundsätzlich vereint der Beruf von Arztsekretärin bzw. -sekretär zwei Aspekte: die klassische Büroarbeit und den medizinischen Bereich. Arztsekretäre/-innen müssen über Kenntnisse in medizinischer Terminologie verfügen, um Fachbegriffe und Methoden verstehen zu können und im Arbeitsalltag zurechtzukommen. Daher richten sich etliche Weiterbildungsangebote gezielt an Personen mit medizinischem Vorwissen, die bereits eine Ausbildung absolviert haben. Folgende Ausbildungen gelten als besonders geeignet:
- Medizinische/r Fachangestellte/r (MFA)
- Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen
- Assistent/in – Gesundheits- und Sozialwesen (einjährige Ausbildung am Berufskolleg)
Keine spezifischen Weiterbildungsvoraussetzungen
Eine konkrete Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einem dieser Berufe ist keine Vorschrift – und damit auch keine klar definierte Voraussetzung für eine Weiterbildung. Ebenso wenig ist kein konkreter Schulabschluss nötig. Prinzipiell können auch andere Berufsausbildungen im Gesundheitswesen oder im kaufmännischen Bereich ausreichend sein. Für Quereinsteiger ohne Kenntnisse in medizinischer Terminologie ist es jedoch wichtig, ein Weiterbildungsangebot zu wählen, das genau diese Lücken auffüllen kann.
Neben medizinischen Kenntnissen müssen Arztsekretäre/-innen über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen und die Fähigkeit zur präzisen Kommunikation hinsichtlich medizinischer Themen aufweisen. Weiterhin sind Genauigkeit, Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten für den Beruf wichtig. Spätestens beim Antritt der ersten Arbeitsstelle werden Nachweise der gesundheitlichen Eignung (ärztliches Zeugnis), Impfnachweise sowie das Führungszeugnis verlangt. Ob Anbieter der Weiterbildungsangebote diese Nachweise ebenfalls einfordern, ist unterschiedlich.
Ausbildungsform und Ausbildungsaufbau
Bei den Weiterbildungen für angehende Arztsekretäre/-innen handelt es sich in der Regel um rein theoretische Kurse. Dabei können es Wochenendkurse, Abendkurse, Vollzeitkurse oder Fernkurse sein. Weiterhin werden auch Hybridmodelle angeboten, also eine Mischung aus Präsenz- und Onlinekursen. Der konkrete Aufbau der Ausbildung ist dementsprechend unterschiedlich, abhängig von Art und Dauer des Kurses.
Ausbildungsinhalte
Die Arztsekretär-Weiterbildungen enthalten unter anderem Schwerpunkte wie Praxismanagement, Buchführung, Umgang mit Computern und Programmen, Anatomie und Physiologie sowie Wirtschafts- und Rechtskunde. Während der Weiterbildung lernen Azubis alles über die Planung, Steuerung und Organisation betrieblicher Prozesse. Dazu gehört zum Beispiel die Steuerung von Qualitätsmanagementprozessen, die Gestaltung von Schnittstellen und Projekten, die Steuerung und Überwachung von betriebswirtschaftlichen Prozessen und Ressourcen, Personalführung sowie Planung und Durchführung von Marketingmaßnahmen.
Ausbildungsdauer
Die Dauer der Weiterbildung als Arztsekretär/in schwankt je nach Anbieter und kann von wenigen Wochen bis zu einem Jahr oder auch länger dauern.
Ausbildungsorte
Die Weiterbildungskurse finden an Fachschulen vor Ort oder als Online-Fernkurs statt. Studiengänge hingegen werden an Universitäten oder ebenfalls im Online-Format durchgeführt.
Ausbildungsabschluss
Vorteilhaft ist, wenn die Weiterbildung mit einer IHK-Prüfung abschließt, beispielsweise zum staatlich geprüften Fachwirt/in im Gesundheits- und Sozialwesen. Mit solch einem Abschluss stehen die Jobchancen in der Regel nämlich weitaus besser aus, als mit anderen Abschlüssen, die nicht staatlich geprüft sind.
Perspektiven nach der Ausbildung
Bei der näheren Betrachtung aktueller Stellenanzeigen wird deutlich, dass Arbeitgeber keine einheitlichen Erwartungen haben, wenn sie eine/n Arztsekretär/in suchen. Allerdings wirken sich eine abgeschlossene anerkannte Berufsausbildung im Gesundheitswesen oder eine bestandene offizielle IHK-Prüfung bei der Jobsuche immer positiver aus als ein wenige Wochen dauernder Fortbildungskurs einer unbekannten privaten Schule. Grundsätzlich können sich Einsteiger/innen in den Beruf aber über gute Zukunftsaussichten freuen, da der administrative Aufwand in Arztpraxen und Krankenhäusern tendenziell eher steigt.
Arztsekretär/in Stellenangebote
Arztsekretär/in – Gehalt während der Ausbildung
Da Weiterbildungsangebote nicht unter das Berufsausbildungsgesetz fallen, erhalten Teilnehmer/innen keine Vergütung während ihrer Qualifizierungszeit für einen Job als Arztsekretär/in.
Viele Weiterbildungen und auch Fernstudiengänge können allerdings berufsbegleitend durchgeführt werden. Somit ist es möglich, weiterhin die reguläre Vergütung im aktuellen Job zu erhalten und damit die teils kostenpflichtige Qualifizierung zu finanzieren. Zur Orientierung die Tarif
Arztsekretär/in – Gehalt im weiteren Berufsleben
Das mittlere Entgelt (Median) als Arztsekretär/in beträgt in Deutschland laut den Angaben der Bundesagentur für Arbeit 3.342 Euro. Die Gehaltsspanne reicht allerdings von rund 2.600 bis 4.000 Euro. Die Vergütung hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel Bundesland, Einrichtung und Berufserfahrung. So verdienen junge Arztsekretäre/-innen unter 25 Jahren im Median 2.705 Euro, Mitarbeiter mit jahrelanger Berufserfahrung verdienen dagegen rund 3.600 Euro. Bei tariflich gebundenen Arbeitgebern nach TVöD werden Arztsekretärinnen je nach Ausbildung, Berufserfahrung und Aufgabenfeld in Entgeltgruppe (EG) 5 bis 8 eingestuft.
| Entgeltgruppe | 1. Stufe | 2. Stufe | 3. Stufe | 4. Stufe | 5. Stufe | 6. Stufe |
| E 8 | 2.910 € | 3.104 € | 3.239 € | 3.373 € | 3.518 € | 3.587 € |
| E 7 | 2.733 € | 2.957 € | 3.091 € | 3.226 € | 3.353 € | 3.421 € |
| E 6 | 2.683 € | 2.867 € | 2.997 € | 3.125 € | 3.250 € | 3.314 € |
| E 5 | 2.576 € | 2.755 € | 2.875 € | 3.003 € | 3.122 € | 3.184 € |
Außerdem beeinflussen Alter, Art der Weiterbildung und Abschluss maßgeblich die Höhe des Gehalts.
Mehr und weiterführende Informationen dazu im Artikel Arztsekretärin Gehalt.
Arztsekretär/in – Aufgaben im Arbeitsalltag
Zu den täglichen Tätigkeiten als Arztsekretär/in gehören vor allem allgemeine Assistenz- und Büroaufgaben sowie kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten. Generell lässt sich feststellen, dass insbesondere in größeren Betrieben eine klare Arbeitseinteilung herrscht, während in kleinen Arztpraxen viele unterschiedliche Aufgaben zu erledigen sind. Dadurch können Arztschreibkräfte mit medizinischer Grundausbildung in kleinen Arztpraxen eine Doppelfunktion als Arzthelfer/in und Verwaltungsangestellte/r einnehmen und tagtäglich in Kontakt mit Patienten/-innen stehen. Im Gegensatz dazu kann die Arbeit in einem größeren Betrieb strikt auf das Büro oder Hinterzimmer beschränkt sein und kaum oder keinen Patientenkontakt aufweisen.
Dokumentationsarbeit
Als Arztsekretär/in ist man für die Patientendokumentation zuständig, zum Beispiel mithilfe von dem elektronischen Praxisverwaltungssystem. Weiterhin werden Krankendateien und Patientenakten bei neuen Patienten/-innen angelegt und dafür persönliche Daten sowie die bisherige Krankengeschichte aufgenommen. Wenn nötig schreiben Arztsekretäre/-innen außerdem Arzt- und Überweisungsschreiben für die Patienten/-innen, sowie Befunde und Krankheitsschreiben nach ärztlichem Diktat oder Stichwortprotokoll.
Korrespondenz
Die Korrespondenz nimmt neben den Verwaltungsaufgaben einen Großteil des Arbeitsalltages ein. Dazu gehört nicht nur die Patientenkorrespondenz, sondern auch mit Behörden, Berufsorganisationen oder Pharmareferenten/-innen. Arztsekretäre/-innen beantworten Mails sowie telefonische oder auch persönliche Anfragen.
Abrechnungsarbeit
Die Zahlungsvorgänge werden von Arztsekretären/-innen überwacht und abgewickelt. So führen sie zum Beispiel die Abrechnungen mit Krankenkassen und anderen Kostenträgern durch. Außerdem erstellen sie Kostenpläne und führen weiterhin Quartalsabrechnungen durch.
Terminkoordination
Als Arztsekretär/in kümmert man sich weiterhin um die Termine der Praxis. Die Termine werden am Telefon oder direkt in der Praxis vereinbart und im Terminbuch vermerkt. Dabei erfragen sie das konkrete Anliegen und die Befindlichkeit der Patienten/-innen. Somit können sie die Dauer des Termins und die Dringlichkeit des Anliegens einschätzen und einen passenden Termin vergeben.
Patienten empfangen und betreuen
Der Patientenempfang gehört in vielen Praxen ebenfalls zum Aufgabenfeld als Arztsekretär/in. Sie bereiten die Praxisräume für den Patientenverkehr vor und empfangen diese. Somit sind sie erste/r Ansprechpartner/in beim Betreten der Praxis. Nach der Untersuchung durch die Ärztin oder den Arzt geben sie gegebenenfalls Rezepte aus. Außerdem können sie weitere Hintergrundinformationen, zum Beispiel über individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL), geben.
Weitere Aufgaben
Als Arztsekretär/in kontrolliert man weiterhin den Praxisbedarf und das Praxiszubehör. Wenn nötig kümmern sie sich dementsprechend um die Bestellung und Bezahlung der Materialien.
Arztsekretär/in Stellenangebote
Arztsekretär/in – Arbeitszeiten
In der Regel gibt es für Arztsekretärinnen und -sekretäre geregelte Arbeitszeiten, die den typischen Öffnungszeiten im Gesundheitswesen entsprechen. Die Mehrzahl aller Arztschreibkräfte übt den Beruf in Vollzeit aus. In Teilzeit ist die Tätigkeit aber auch möglich.
Arztsekretär/in – Wo kann gearbeitet werden?
Als Arztsekretär/in arbeitet man in hausärztlichen und fachärztlichen Praxen, Kliniken und Krankenhäusern, medizinischen Versorgungszentren (MVZ), bei Krankenversicherungen oder Gesundheitsämtern.
Arztsekretär/in – Weiterbildungsmöglichkeiten
Arztsekretäre/-innen haben verschiedene Möglichkeiten an Fachweiterbildungen, zum Beispiel in den Themenbereichen Praxismanagement, Abrechnung und Buchführung im Gesundheitswesen, Medizinische Dokumentation, Bürotechnik oder auch kommunikative Kompetenz. Somit kann das Fachwissen erweitert und neue Methoden erlernt werden. Wer noch keine Weiterbildung in der Art abgeschlossen hat, kann eine Weiterbildung zum/-r Fachwirt/in im Gesundheits- und Sozialwesen, Fachwirt/in in der ambulanten medizinischen Versorgung oder Betriebswirt/in im Management im Gesundheitswesen durchführen. Alternativ ist ein Studium möglich, zum Beispiel Gesundheitsmanagement oder Gesundheitsökonomie. Mit diesen mehrjährigen Weiterbildungen oder Studiengängen kann man als Arztsekretär/in auf der Karriereleiter aufsteigen und auch die Vergütung verbessern.
Passende Stellenangebote für Arztsekretär/in
Auf der Suche nach passenden Arztsekretär/in Stellenangeboten? Auf unserem Medi-Karriere Stellenportal werden aktuelle Jobs aus ganz Deutschland veröffentlicht. Hier geht es direkt zur Suche mit zahlreichen Arztsekretärin Stellenangeboten, Jobs für Medizincontroller und Stellen als Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen.
Häufige Fragen
- Was ist ein/e Arztsekretär/in?
- Wie viel verdient man als Arztsekretär/in?
- Was muss man als Arztsekretär/in wissen?
- Was schreibe ich in einer Bewerbung für eine Stelle als Arztsekretär/in?
- Wie lange dauert die Ausbildung zum/-r Arztsekretär/in?
- Was kann man nach der Arztsekretär/in-Ausbildung machen?
- Wie läuft die Arztsekretär/in-Ausbildung ab?
Ein/e Arztsekretär/in übernimmt büro- und verwaltungstechnische Aufgaben in einer Praxis oder Klinik und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Arztsekretäre/-innen sind zum Beispiel für die Praxiskorrespondenz, Ablage, Patientenakten und Abrechnungen zuständig.
Als Arztsekretär/in kann man mit einem Verdienst von etwa 2.600 bis 4.000 Euro rechnen. Das mittlere Entgelt liegt bei 3.342 Euro. Die Höhe der Vergütung hängt von Bundesland, Einrichtung und Berufserfahrung ab.
Als Arztsekretär/in sollte man wissen, wie man Patientenakten führt, den Behandlungsverlauf richtig dokumentiert, Termine koordiniert, Abrechnungen erledigt, Überweisungen schreibt oder Befunde und Krankheitsschreiben nach ärztlichem Diktat verfasst. Weiterhin muss man das elektronische Praxisverwaltungssystem kennen und sicher damit arbeiten können.
Wer sich als Arztsekretär/in bewirbt, benötigt ein Anschreiben, einen Lebenslauf und die relevanten Zeugnisse. Im Lebenslauf wird der berufliche Werdegang in tabellarischer Form dargestellt. Man fängt dabei mit der aktuellsten Station zuerst an. Im Anschreiben sollten die Gründe für die Bewerbung, berufliche Erfahrungen, persönliche Eigenschaften und Qualifikationen stehen. Zeugnisse und Zertifikate bestätigen die getroffenen Aussagen.
Die berufliche Weiterbildung kann zwischen wenigen Wochen und einem Jahr oder länger dauern, je nachdem, bei welchem Anbieter man die Weiterbildung macht.
Nach abgeschlossener Weiterbildung können Arztsekretäre/-innen in einer Praxis, Klinik, einem Krankenhaus, einem medizinischen Versorgungszentrum, einer Krankenversicherung oder im Gesundheitsamt eine Stelle finden.
Die Weiterbildungen, die zum Berufsbild Arztsekretär/in führen, sind in der Regel theoretische Kurse, die am Wochenende, abends oder als Vollzeitkurs absolviert werden können. Alternativ gibt es auch Fernkurse oder Hybridmodelle aus Fern- und Präsenzkursen.
