Eine Chefarztsekretärin ist für einen reibungslosen Ablauf im Büro der Chefärztin bzw. des Chefarztes zuständig. Als rechte Hand übernimmt diese Fachkraft die gesamte Terminkoordination sowie Kommunikation. Ziel ist es, den Arbeitsablauf von Chefärzten/-innen bestmöglich zu unterstützen. Hierzu reicht reines Office Management nicht aus, auch grundlegende Medizinkenntnisse sind angesichts täglich anfallender Fachbegriffe notwendig. Auch wenn die Digitalisierung die Arbeit von Chefarztsekretärinnen in den letzten Jahren vereinfacht hat, sind die Herausforderungen durch komplexe Rahmenbedingungen gestiegen. Grund genug, hier einen kompakten Blick auf das Berufsbild der Chefarztsekretärin zu werfen.
Was macht man als Chefarztsekretärin?
Diese Fachkraft organisiert den gesamten Bürobetrieb, um Chefärzten/-innen den Rücken für die fachliche Tätigkeit freizuhalten. Im Mittelpunkt steht die Aufrechterhaltung des laufenden Medizinbetriebs, wobei Terminabsprachen und die gesamte Korrespondenz einen wichtigen Teil des Arbeitsalltags ausmachen.
Im Idealfall arbeiten Chefärzte/-innen und Sekretär/in Hand in Hand, eingespielte Routinen sorgen für ein hohes Maß an Planungssicherheit. Hinzu kommt eine beratende Funktion, indem Patienten/-innen, Angehörige oder auch Studenten/-innen im Lehrbetrieb persönlich begleitet werden. Sie ist somit die direkte Verbindung zur Chefärztin bzw. zum Chefarzt.
Chefarztsekretär/in - ein Organisationstalent im Bürobetrieb
Sie organisieren den kompletten Bürobetrieb. Dadurch haben die Chefärztinnen und Chefärzte die Möglichkeit, sich vollkommen auf ihre fachlichen Tätigkeiten zu konzentrieren. Die Tätigkeit der Chefarztsekretärin ist essenziell für den reibungslosen Ablauf.
Wie läuft die Ausbildung als Chefarztsekretärin ab?
Wichtig zu wissen ist, dass die Berufsbezeichnung Chefarztsekretärin kein offizieller Ausbildungsberuf ist. Vielmehr handelt es sich um eine berufliche Weiterbildung, die auf einer kaufmännischen Berufsausbildung aufbaut.
Voraussetzungen für die Weiterbildung
Um eine entsprechende Weiterbildung absolvieren zu können, setzen die meisten Anbieter und auch spätere Arbeitgeber eine kaufmännische Berufsausbildung wie beispielsweise Medizincontroller/in oder Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen voraus. Berufserfahrungen im Gesundheitswesen sind ein klarer Vorteil mit Blick auf die Weiterbildung und die spätere Stellensuche.
Typische Qualifikationen, die für diesen Beruf infrage kommen, sind:
- Pflegefachkräfte, die den Tätigkeitsschwerpunkt eher an den Schreibtisch verlagern wollen
- Bürofachkräfte (aus unterschiedlichen Branchen / Bereichen)
- Quereinsteiger/innen, die sich in einem Zukunftsbereich beruflich neu ausrichten möchten.
Dauer und Aufbau der Weiterbildung
Die zugrunde liegende Ausbildung in den genannten Berufen dauert meistens 3 bis 3,5 Jahre. Was die Weiterbildung als Chefarztsekretär/in angeht, so hängt die Dauer stark vom Anbieter und dem gewünschten Lehrgang ab. Von wenigen Wochen bis zu zwölf Monaten bei berufsbegleitenden Weiterbildungsmaßnahmen ist alles möglich, sodass sich eine flexible Lösung finden lässt.
Inhalte der Weiterbildung als Chefarztsekretärin
Es geht bei der Weiterbildung nicht nur um klassische Büroaufgaben wie Terminkoordination, Korrespondenz und die Übernahme anfallender Verwaltungsaufgaben im Gesundheitsbereich: Es werden auch Kenntnisse aus den Bereichen der Medizin und Humanbiologie behandelt, sodass Fachbegriffe richtig verstanden werden. Hierzu steht auch Englisch als Wissenschaftssprache auf dem Lehrplan.
Mittlerweile spielen auch digitale Softwarelösungen für Verwaltungstätigkeiten bei der Weiterbildung eine immer wichtigere Rolle. Zu denken ist etwa an die Abrechnung mit Krankenkassen. Oft sind Praktika vorgesehen, um Theorie und Berufspraxis bei der Weiterbildung verbinden zu können.
Was verdient man während der Weiterbildung?
Während der Weiterbildung befinden sich die meisten Anwärter/innen bereits in einem Job, wodurch der Verdienst dort maßgeblich ist. Die Weiterbildung wird nicht vergütet, sie ist im Gegenteil mit Kosten verbunden. Diese lassen sich steuerlich absetzen, wenn ein Bezug zur aktuellen beruflichen Tätigkeit gegeben ist. Zu prüfen ist auch, welche Fördermittel das Land oder Arbeitgeber bieten. Im Zuge einer beruflichen Qualifizierungsmaßnahme können die Kosten auch vom Arbeitsamt oder dem zukünftigen Arbeitgeber übernommen werden.
Passt die Weiterbildung als Chefarztsekretärin zu mir?
Die formalen Voraussetzungen sind beleuchtet. Werfen wir nun mit dieser Checkliste einen Blick auf die persönlichen Voraussetzungen, um in dieser Position arbeiten zu können:
- Zeit- und Projektmanagement sind keine Fremdwörter
- hohes Maß an Zuverlässigkeit
- Empathie und ausgeprägte Kommunikationsstärke
- Interesse an medizinischen Themen
- Wille, sich jeden Tag auf neue Charaktere einzulassen
Die Weiterbildung passt nicht, wenn:
- man keine Verwaltungsaufgaben übernehmen möchte
- man kein oder nur wenig Interesse an medizinischen Themen hat
- es einem schwerfällt sich stetig auf neue Charaktere einzulassen
- man nicht gerne am Computer arbeitet
Wie sieht der Berufsalltag als Chefarztsekretärin aus?
Den klassischen Berufsalltag gibt es nicht, da die Aufgaben stark von der Struktur des jeweiligen Arbeitsplatzes und den damit verbundenen Tätigkeiten abhängen. Das jeweilige Stellenangebot sollte die Aufgaben so präzise wie möglich benennen. Dennoch lassen sich im Folgenden typische Aufgaben für dieses Berufsbild beschreiben.
Aufgaben als Chefarztsekretärin
Die übergeordnete Aufgabe ist es, den Büro- und letztlich auch Medizinbetrieb optimal zu organisieren. Das gelingt durch eine versierte Terminplanung und die Unterstützung der Chefärztin bzw. des Chefarztes bei allen anfallenden administrativen Aufgaben. Chefarztsekretär/innen übernehmen die gesamte Korrespondenz. Sie vergeben Termine für Gespräche oder auch Behandlungen. Die Abrechnung und Dokumentation spielen weiterhin eine wichtige Rolle, um allen gesetzlichen Anforderungen jederzeit gerecht werden zu können. Zu weiteren typischen Aufgaben zählen:
- Empfang von Patienten/-innen
- Pflege von Patienten/-innenakten
- Durchführung der Abrechnung mit Krankenkassen
- Organisatorische Arbeiten
- Vorbereitungen von Kongressen und Reisen
- Unterstützung bei Forschungsprojekten oder der Veröffentlichung wissenschaftlicher Artikel
Öffentlichkeitsarbeit als neuer Fokus
In den letzten Jahren hat sich das Aufgabenfeld mit der Reichweite des Internets erweitert: Je nach Arbeitgeber kann auch die Öffentlichkeitsarbeit zum Aufgabenbereich zählen. So kann eine Chefarztsekretärin bei Terminen oder mit Presseartikeln über neue Behandlungsansätze informieren und Patienten/-innen bei einer Erstberatung über Optionen aufklären.
Wo kann man als Chefarztsekretärin arbeiten?
Typischerweise arbeiten Chefarztsekretär/innen in den Büros der Chefärztinnen und Chefärzte in Kliniken oder auch Forschungseinrichtungen. Sie können auch in einer Arztpraxis arbeiten, wenn sich eine Chefärztin oder ein Chefarzt mit eigener Praxis niedergelassen hat. Mit entsprechender Berufserfahrung ist auch eine Tätigkeit im Bereich der Wissenschaftsredaktion denkbar. Meistens aber arbeiten diese Fachkräfte mitten im Krankenhaus- bzw. Medizinbetrieb.
Chefarztsekretär/in Stellenangebote
Arbeitszeiten als Chefarztsekretärin
Da das Büro der Hauptort dieser Tätigkeit ist, sollten die Arbeitszeiten sehr geregelt sein und sich meistens am klassischen 9 to 5 Rahmen orientieren. Bei einer Praxis richten sich die Arbeitszeiten nach der Sprechstunde. Außentermine und Dienstreisen können vorkommen, sind aber die Ausnahme.
Was verdient man als Chefarztsekretärin?
Laut aktuellen Gehaltsdaten liegt die Verdienstspanne zwischen etwa 3.300 und bis zu 4.300 Euro brutto pro Monat. Mit zunehmender Berufserfahrung steigt auch das Gehalt von Chefarztsekretärinnen deutlich an. Neben regionalen Faktoren spielen die Art des Arbeitgebers und die Frage der Tarifbindung eine wichtige Rolle bei der Lohnfindung.
Welche Berufsperspektiven hat man als Chefarztsekretärin?
Durch den demografischen Wandel und den stetigen medizinischen Fortschritt handelt es sich ganz klar um einen Zukunftsbereich mit sehr guten Perspektiven. Die Gesundheitswirtschaft bietet viele Karrierechancen, von denen eine Weiterbildung als Chefarztsekretärin als eher klassische Variante anzusehen ist.
Weiterbildung und Fortbildung
Gerade im Gesundheitsbereich ist der Fachkräftemangel jetzt schon akut. Viele Stellen können über Monate nicht besetzt werden, nicht wenige Kliniken und Arztpraxen suchen händeringend nach Fachkräften. Mit einer Weiterbildung zum/-r Chefarztsekretärin bestehen angesichts dessen sehr gute Chancen auf dem Arbeitsmarkt, und das auch in langfristiger Hinsicht.
Berufsperspektiven und Zukunftsaussichten
Durch steigende Nachfrage wird der Gesundheitsbereich in naher Zukunft wachsen müssen. Insofern wird auch das hier vorgestellte Berufsbild gebraucht werden, um Chefärzten/-innen bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Auch wenn Digitalisierung, Textverarbeitung und KI (künstliche Intelligenz) diesen Beruf in Zukunft ändern werden, lässt sich menschliche Expertise kaum ersetzen. Denn zu treffende Entscheidungen oder die Kommunikation medizinischer Sachverhalte sind an rechtliche und hohe ethische Standards geknüpft. Gerade für den Bereich Ethik ist künstliche Intelligenz sicher der falsche Ansprechpartner.
Wie findet man passende Jobs als Chefarztsekretärin?
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