KIM in der Pflege: Knapp jede zweite Einrichtung hat eine KIM-Adresse

KIM wird für Pflegeeinrichtungen immer wichtiger: Der sichere E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur ermöglicht den verschlüsselten Austausch mit Arztpraxen, Kliniken und Apotheken. Im Juli 2026 hatten zwar rund 85 Prozent der Einrichtungen eine SMC-B beantragt, doch nur knapp die Hälfte verfügte über eine KIM-Adresse. Selbst diese Zahl sagt wenig über die tatsächliche Nutzung aus. Damit KIM im Pflegealltag Zeit spart, müssen Einrichtungen den Dienst in ihre Software einbinden, klare Zuständigkeiten schaffen, Mitarbeitende schulen und Kooperationspartner einbeziehen.

Der folgende Überblick zeigt, wie das gelingt und welche Fristen gelten.

Was ist KIM und wie funktioniert der Dienst?

KIM steht für “Kommunikation im Medizinwesen“ und bezeichnet die sichere digitale Kommunikation im Gesundheitswesen. KIM ist ein geschützter E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI). Pflegeeinrichtungen tauschen damit medizinische und pflegerische Informationen sicher mit Arztpraxen, Kliniken, Apotheken und weiteren Beteiligten aus, etwa Befunde, Arztbriefe, Pflegeüberleitungen oder Rezeptanforderungen. Anders als bei gewöhnlichen E-Mails sind alle Teilnehmenden in der TI eindeutig identifiziert, und KIM überträgt Nachrichten verschlüsselt.

Ein zentrales Verzeichnis erleichtert außerdem die Kontaktaufnahme. Für die Nutzung braucht eine Pflegeeinrichtung einen TI-Zugang, eine Institutionskarte SMC-B, ein KIM-fähiges Postfach und eine eigene KIM-Adresse.

Wie viele Pflegeeinrichtungen nutzen KIM?

Die Pflege macht bei der digitalen Anbindung Fortschritte, doch KIM ist noch nicht flächendeckend im Einsatz.

Die Zahlen zeigen unterschiedliche Schritte der digitalen Anbindung und dürfen deshalb nicht gleichgesetzt werden. Allein die Beantragung der Institutionskarte SMC-B bedeutet noch nicht, dass die Telematikinfrastruktur bereits technisch eingerichtet ist und funktioniert. Erst die Registrierung im Verzeichnisdienst macht eine Einrichtung innerhalb der TI auffindbar.

Auch eine vorhandene KIM-Adresse belegt lediglich, dass der Dienst grundsätzlich verfügbar ist. Sie sagt jedoch nicht aus, ob KIM technisch vollständig eingerichtet und in die Arbeitsabläufe eingebunden ist und regelmäßig im Arbeitsalltag genutzt wird. Die Angaben beziehen sich auf Zahlen der Gematik und eine Einordnung des Bundesverbands Gesundheits-IT.

Welche Vorteile hat KIM für Pflegekräfte?

KIM erleichtert viele Aufgaben im Pflegealltag. Pflegekräfte können Befunde und Arztbriefe sicher empfangen, Überleitungsbögen digital versenden sowie Verordnungen oder Folgerezepte direkt bei einer Arztpraxis anfragen. Auch Fragen zur Medikation lassen sich schnell mit Praxen oder Apotheken klären. Nach einem Klinikaufenthalt erreichen wichtige Informationen die Pflegeeinrichtung früher, sodass das Team die weitere Versorgung rechtzeitig planen kann.

Der zentrale Verzeichnisdienst vereinfacht zudem die Suche nach den richtigen Kontaktstellen. Dadurch sinkt der Aufwand für Telefonate, Ausdrucke, Postwege und Faxnachrichten. Strukturierte KIM-Nachrichten können außerdem automatisch den richtigen Personen und Vorgängen in der Pflegedokumentation zugeordnet werden. Zeit spart KIM jedoch nur, wenn der Dienst sinnvoll in die Pflegesoftware und die täglichen Abläufe integriert ist. Ein zusätzliches Postfach, das Mitarbeitende nur selten prüfen, kann dagegen Doppelarbeit und Verzögerungen verursachen.

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Warum wird KIM in der Pflege bisher nur begrenzt genutzt?

Viele Pflegeeinrichtungen nutzen KIM bisher nur eingeschränkt, weil die technische Einrichtung noch nicht abgeschlossen ist oder der Dienst getrennt von der Pflegedokumentation läuft. Häufig fehlen zudem klare Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sowie Schulungen für Pflegekräfte. Gleichzeitig bleiben Kooperationspartner bei Fax oder Telefon, und manche KIM-Adressen sind im Verzeichnisdienst schwer zu finden. Parallele Kommunikationswege führen deshalb zu Medienbrüchen und zusätzlicher Arbeit.

Bei der Einführung müssen Einrichtungen außerdem Kosten für Technik, Software, IT-Dienstleistungen und Schulungen sowie den internen Personalaufwand berücksichtigen. KIM ist daher kein reines IT-Projekt: Der Dienst verändert die Kommunikations- und Dokumentationsprozesse des gesamten Teams.

KIM in der Pflege einführen: Das empfiehlt der neue Gematik-Leitfaden

Der Gematik-Leitfaden empfiehlt eine schrittweise Einführung von KIM. Pflegeeinrichtungen sollten den Dienst zunächst in einem klar abgegrenzten Bereich testen und die Erfahrungen anschließend auf weitere Prozesse übertragen.

1. Pilotprojekt mit konkretem Nutzen starten

Am Anfang stehen wenige, häufig genutzte Anwendungsfälle. Dazu zählen beispielsweise Rezeptanforderungen, Überleitungsbögen, Medikationspläne oder Rückfragen an Arztpraxen. Ein überschaubarer Start erleichtert es, technische und organisatorische Probleme früh zu erkennen. Gleichzeitig wird der Nutzen für die Mitarbeitenden schnell sichtbar.

2. Postfächer nach Funktionen strukturieren

KIM-Adressen sollten dauerhaft mit Aufgaben, Prozessen oder Bereichen verbunden sein. Mögliche Funktionspostfächer sind etwa „Verordnungen“, „Wohnbereich A“ oder „Zentrale Kommunikation“. Diese Struktur schafft klare Zuständigkeiten und bleibt auch bei einem Personalwechsel erhalten. Einheitliche Namen helfen zudem externen Partnern, die passende Adresse zu finden.

3. Rollen und Zugriffsrechte definieren

Der Zugriff richtet sich nach dem jeweiligen Behandlungskontext. Pflegedienstleitungen, Pflegefachkräfte und Vertretungen erhalten deshalb nur die Berechtigungen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Ein schriftliches Rollenmodell erhöht die Datensicherheit und verhindert, dass zu viele oder die falschen Personen sensible Nachrichten einsehen.

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4. Verbindliche Arbeitsabläufe festlegen

Für jedes Postfach muss geregelt sein, wer Nachrichten prüft, beantwortet, weiterleitet und dokumentiert. Ebenso wichtig sind feste Bearbeitungszeiten und klare Vertretungsregeln. Einheitliche Betreffzeilen und Ablagestrukturen erleichtern außerdem die Zuordnung zur Pflegedokumentation und verringern Rückfragen oder Doppelarbeit.

5. Key User einbinden und Mitarbeitende schulen

Digital erfahrene Pflegekräfte können die Pilotphase begleiten und als Key User Wissen im Team weitergeben. Sie sammeln praktische Probleme, unterstützen Kolleginnen und Kollegen und stimmen Verbesserungen mit der Leitung, der IT oder dem Softwareanbieter ab. Schulungen sollten dabei konkrete Abläufe aus dem Pflegealltag behandeln.

6. Erfahrungen auswerten und Nutzung erweitern

Nach der Pilotphase werden Zuständigkeiten, technische Abläufe und Bearbeitungszeiten geprüft. Erst wenn die ausgewählten Prozesse zuverlässig funktionieren, kommen weitere Postfächer, Standorte oder Anwendungsfälle hinzu. Anschließend kann die Einrichtung zusätzliche Kommunikationspartner wie Arztpraxen, Apotheken, Kliniken oder Kostenträger einbeziehen.

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Was bedeutet die KIM-Einführung für Pflegekräfte?

Für Pflegekräfte verändert KIM nicht nur die Technik, sondern auch tägliche Kommunikations- und Dokumentationsabläufe. Das Team muss klar wissen, in welchen Situationen KIM genutzt wird und wann weiterhin ein anderer Weg erforderlich ist. Eingehende Nachrichten müssen zuverlässig geprüft, dokumentiert und in Dienstübergaben berücksichtigt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen übersehen oder mehrfach bearbeitet werden.

Schulungen sollten deshalb nicht nur technische Funktionen erklären, sondern konkrete Versorgungssituationen behandeln, etwa Rezeptanforderungen, Medikationsfragen oder Pflegeüberleitungen. Zudem sollten Pflegekräfte frühzeitig an der Gestaltung der neuen Abläufe mitwirken. Sie kennen die praktischen Arbeitsschritte und können daher mögliche Doppelarbeiten, unklare Zuständigkeiten und Risiken besonders gut erkennen. So entstehen Regeln, die im Pflegealltag tatsächlich funktionieren.

Fazit: Eine KIM-Adresse allein reicht nicht

Die Pflege ist bei der technischen Anbindung heute deutlich weiter als noch vor wenigen Jahren. Eine beantragte Institutionskarte oder eine eingerichtete KIM-Adresse bedeutet jedoch nicht automatisch, dass der Dienst im Alltag funktioniert und regelmäßig genutzt wird. Dafür braucht es klare Zuständigkeiten, verbindliche Bearbeitungs- und Dokumentationsabläufe sowie gut geschulte Mitarbeitende. Ebenso wichtig ist die Einbindung zentraler Kooperationspartner wie Arztpraxen, Apotheken und Kliniken. Erst wenn alle Beteiligten KIM zuverlässig in ihre täglichen Prozesse integrieren, entsteht ein sicherer und durchgängiger Informationsaustausch.

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