Personalreferent/in: Ausbildung, Beruf und Gehalt

Wer sich für eine Tätigkeit im Personalwesen interessiert, für den könnte der Beruf “Personalreferent/in” das Richtige sein. Doch was genau verbirgt sich dahinter? Wie läuft die Ausbildung zum/-r Personalreferenten/-in ab? Was sind die Voraussetzungen sowie nötige Eigenschaften und Soft Skills? Welche Aufgaben hat ein/e Personalreferent/in und welche Aufstiegschancen kommen infrage? Wie viel Euro brutto kann man im Beruf des Personalreferenten bzw. der Personalreferentin verdienen?

Was macht ein/e Personalreferent/in?

Ein/e Personalreferent/in wählt Bewerber/innen aus und ermittelt den Personalbedarf. Er/sie kümmert sich um Stellenausschreibungen und trifft mit die Bewerberauswahl. Zu diesen Tätigkeiten und benötigten Soft Skills im Bereich der Human Resources gehören:

• Führen von Bewerbungsgesprächen mit Bewerberinnen und Bewerbern
• Organisation von Einstellungstests
• Kommunikationsstärke
• Menschenkenntnis
• Empathie
• Personalbetreuung und -beratung
• Rekrutierung
• Verwaltung (z.B. E-Mail schreiben, Termine vereinbaren, Budgetplanung)

Der/die Personalreferent/in unterstützt Mitarbeiter/innen dabei, ideale Arbeitsbedingungen vorzufinden und ist an der Optimierung des beruflichen Umfelds wesentlich beteiligt. Innerhalb der Personalwirtschaft erstellt er/sie Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse und plant mit einer angemessenen Kalkulation die Personalkosten.

Experten/-innen in diesen Positionen sorgen außerdem dafür, dass seitens des Arbeitgebers die Kosten möglichst gering bleiben und arbeitet mit dem Betriebsrat zusammen. Bei einem erforderlichen Abbau von Personal prüfen Personalreferentinnen bzw. Personalreferenten, wann eine Kündigung rechtlich möglich ist.

Neben der Entlassung und Einstellung eines/-r Kollegen/-in organisiert ein/e Personalreferent/in zudem Weiterbildungsmaßnahmen wie Seminare oder Schulungen. Da er/sie auch das Fach und somit den Inhalt der Weiterbildung mitbestimmt, ist man in diesem Job auch an der Karriereplanung beteiligt.

Personalreferent/in werden – Studium, Ausbildung oder Weiterbildung

Um eine abgeschlossene Ausbildung als Personalreferent/in zu erhalten, ist es beispielsweise möglich, über eine Lehre zum/-r Personalkaufmann/-frau oder Personaldienstleistungskaufmann/-frau in das Personalmanagement einzusteigen.

Alternativ ist auch der Weg über ein Studium möglich:

• Fernstudium Personalmanagement oder Wirtschaftswissenschaften
• Bachelorstudium mit Schwerpunkt Personal
• Masterstudium mit Spezialisierung auf Personalmanagement

Es gibt folglich mehrere Möglichkeiten, um dieses Berufsbild zu erlernen. Die Berufsbezeichnung ist jedoch nicht geschützt.

Über eine Weiterbildung Teil des Personalwesens sein

Wer bereits eine abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Berufsbild hat und das Know How im Bereich Personalplanung etc. erweitern möchte, kann sich weiterbilden. Hierfür steht interessierten Menschen, die gerne die Schnittstelle zwischen Personal und Führungskräften sein möchten, eine Weiterbildung in Vollzeit oder berufsbegleitend zur Wahl.

Diverse Industrie- und Handelskammern sowie staatliche Institutionen bieten verschiedene Angebote an, die optimal auf die Tätigkeit als Personalreferent/in vorbereiten. Das Gleiche gilt für private Bildungseinrichtungen.

Finanzierungsmöglichkeiten

Über die Möglichkeit einer staatlichen Finanzierung oder Bezuschussung des Fernstudiums zum/-r Personalreferenten/-in informiert man sich am besten im Vorfeld beim jeweiligen Anbieter. Interessierte an diesen Jobs stehen folgende Finanzierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Ratenzahlung
• Stipendium
• Weiterbildungssparen
• Bildungsgutschein

Personalreferent/in – Zugangsvoraussetzungen

Viele Ausbildungsstätten, die zum/-r Personalreferenten/-in qualifizieren, setzen ein Abitur voraus. Es gibt auch Stellen, bei denen die Mittlere Reife oder andere, abgeschlossene Berufsausbildung genügt. Zu den Voraussetzungen gehören demzufolge verschiedene Möglichkeiten:

• Realschulabschluss oder Abitur und mehrere Jahre Berufspraxis im Büromanagement
• abgeschlossener kaufmännischer oder verwaltender Beruf und zwei Jahre kaufmännische Berufserfahrung
• Hochschulstudium

Weiterbildung – Zulassungsbedingungen

Voraussetzungen für die Weiterbildung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiten ist im Idealfall Vorwissen im kaufmännischen oder einem verwandten Bereich. Je nach Anbieter/in und Lehrgangsform dauert es sechs bis zwölf Monate, um zu den Experten/-innen der Branche dazustoßen zu können. Wer einen Fernkurs wählt, um in eine solche Position umzuschulen, sollte etwa anderthalb Jahre einplanen.

Weitere Kriterien für angehende Personalreferentinnen und Personalreferenten sind:

• mehrjährige Berufserfahrung
• kaufmännische und verwaltungstechnische Grundkenntnisse
• sicherer Umgang mit EDV-Programmen, speziell mit einer gängigen HR-Software (Human Resources)
• Mathematik- und Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• Organisationstalent
• guter Umgang mit Menschen und Empathie
• Sozialkompetenz
• Kommunikations- und Teamfähigkeit

Personalreferent/in – Ausbildungsform und Ausbildungsaufbau

Eine Ausbildung als Personalreferent/in gibt es nicht. Die Personalreferenten/-innen kommen meist über verwandte Ausbildungsberufe, zum Beispiel als Personalkaufmann/-frau oder -manager/-in zu ihrem Job. Diese Ausbildung ist eine dreijährige, duale. Das heißt, dass sie abwechselnd in der Berufsschule und im Unternehmen stattfindet.

Idealerweise hat man während der Ausbildung bereits Weiterbildungen absolviert, die den/die Bewerber/in für die Tätigkeit als Personalreferent/in außerdem qualifizieren.

Auch ein Quereinstieg ist möglich. Es besteht die Möglichkeit, an einem Traineeprogramm teilzunehmen. Vorteilhaft ist es, wenn man im Vorfeld bereits Personalverantwortung getragen hat und Kommunikationsstärke mitbringt.

Personalreferent/in – Berufsbegleitende/s Ausbildung/Studium

Darüber hinaus ist es möglich, sich berufsbegleitend zum/-r Personalreferent/in ausbilden zu lassen. Dafür stehen verschiedene Optionen zur Auswahl:

• Präsenzunterricht in Teilzeit bei einer Weiterbildung
• Wochenendkurse
• Abendschule
• Fernstudium neben dem Beruf

Die Unterrichtsinhalte eignet man sich bei den letzten drei Möglichkeiten größtenteils flexibel im Selbststudium an. Man nimmt zudem nur hin und wieder an Präsenzveranstaltungen teil. Die Kosten für einen Fernkurs zum/-r Personalreferenten/-in betragen – inklusive der Abschlussprüfung – rund 1.000 Euro bis 2.400 Euro.

Ausbildungsplätze als Personalreferent/in

Personalreferent/in – Inhalte der Ausbildung

Nach der Ausbildung zum/-r Personalreferenten/-in kennt man sich in jedem Bereich dieser Liste aus:

• allgemeine Betriebswirtschaftslehre
• Grundlagen Arbeits- und Sozialrecht
• EDV-Skills
• Organisationsmanagement
• Mitarbeiterführung
• Bedarf Personal
• Personalbeschaffung, -auswahl, -einsatz und -entwicklung
• Personalkostenmanagement und -informationswirtschaft
• Personalcontrolling und -marketing
• Datenschutz und -sicherheit

Diese Inhalte decken sowohl das Studium, als auch die Weiterbildung sowie die Ausbildung ab.

Personalreferent/in – Dauer der Ausbildungswege

Die Personalreferent-Ausbildung dauert drei Jahre, die Weiterbildung im Vollzeit-Präsenzunterricht sechs bis zwölf Monate, ein klassisches Bachelor-Studium circa drei Jahre und das Fernstudium je nach Institut sechs bis 16 Monate. Dies gilt für die Regelstudienzeit.

Es gibt aber auch zahlreiche Fernschulen, die eine kostenfreie Verlängerung erlauben. So kann man das Studium flexibel gestalten. Eine kaufmännische Berufsausbildung kann man gegebenenfalls auf zwei Jahre verkürzen, sofern relevante Vorkenntnisse vorhanden sind.

Personalreferent/in – Ausbildungsabschluss

Die Weiterbildung zum/-r Personalreferenten/-in ist nicht staatlich geregelt, sodass es keinen einheitlichen Abschluss gibt. Er ist institutsintern. Der bSB (Bundesverband Sekretariat und Büromanagement) stellt eine Ausnahme dar. Hier nennt sich der Abschluss “Geprüfter Personalreferent bSB”. Einen guten Ruf genießen auch die Abschlüsse der Industrie- und Handelskammern. Die Prüfung wird an einer Industrie- und Handelskammer oder an einem Berufsverband abgelegt.

Nachdem man ein Studium erfolgreich absolviert hat, stellt die Fernschule ein Zertifikat aus, das die Teilnahme bestätigt. Es gibt aber auch einige Fernschulen, in denen am Ende eine schriftliche Prüfung stattfindet. Im Anschluss erhalten Studierende letztlich ein Diplom.

Personalreferenten/-innen – Gehalt während der Ausbildung

Beim dualen Studium im Bereich HR beträgt der monatliche Lohn für Auszubildende je nach Ausbildungsjahr 800 bis 2.000 Euro brutto. Wer die Ausbildung neben dem Beruf ausübt, erhält weiterhin ein reguläres Gehalt. Ein Studium wird nicht vergütet.

Wie viel verdient man als Personalreferent/-in?

Was ein Personalreferent verdient, beeinflussen mehrere Teilbereiche, zum Beispiel:

• Abschluss
• Alter und Berufserfahrung
• vorhandene Qualifikationen
• Schulungen
• Unternehmensstandort und -größe

Das Gehalt eines/-r Personalreferenten/-in per Weiterbildung ist meist niedriger als bei einer akademischen Laufbahn. Ebenso entscheidend sind die Branche des Unternehmens, der Tätigkeitsbereich und das Bundesland.

Berufseinsteiger/innen mit einem IHK-Zertifikat erhalten gewöhnlich ein Einstiegsgehalt zwischen 3.200 und 4.400 Euro brutto monatlich. Personalreferenten/-innen können mit viel Berufserfahrung mit einem steigenden Gehalt von bis zu 5.500 Euro brutto monatlich rechnen.

Ein Fernstudium im Personalwirtschaftsbereich ermöglicht es, eine leitende Funktion zu übernehmen und das monatliche Gehalt um bis zu 25 Prozent zu erhöhen (circa 6.800 Euro).

Personalreferent/in Stellenangebote

Personalreferent/in – Aufgaben im Arbeitsalltag

Als Personalreferent/in erwarten einen vielfältige Aufgaben im Arbeitsalltag, die rund um das Personalmanagement in einem Unternehmen bestehen. Einige der Tätigkeiten sind im Folgenden etwas näher erklärt.

Personalbedarfsermittlung und Personalbeschaffung

Der/die Personalreferent/in sorgt dafür, dass neue Jobs von Mitarbeitern/-innen übernommen werden, die am besten für die Positionen geeignet sind. Denn Erfolg einer Firma ist vom Personal und ihren Fähigkeiten, aber auch von weiteren Aspekten, wie dem Engagement, abhängig. In der Personalbeschaffung schaltet der/die Personalreferent/in nach der Personalbedarfsermittlung die Stellenanzeigen und nimmt Kontakt mit den Kandidaten/-innen auf. Sie/er wendet verschiedene Instrumente an, um die ideale Bewerbung für die offene Position herauszufiltern. Das Führen von Vorstellungsgesprächen und die Absprache mit den/-r Vorgesetzten den gesamten Einstellungsprozess gehört ebenfalls zum Arbeitsalltag.

Onboarding

Eine weitere Aufgabe ist das Onboarding. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet “mit an Bord nehmen”. Neue Mitarbeiter/innen benötigen vor allem am Anfang gute Betreuung sowie Unterstützung und Beratung beim Integrieren in den Berufsalltag.

Personalentwicklung und Personalverantwortung

In der Personalentwicklung stehen Personalreferenten/-innen dem Management als Business-Partner/in zur Seite. Er/sie prüfen die Möglichkeiten, die Karriere von Mitarbeitern/-innen voranzutreiben. Hier gilt es, darauf zu achten, dass alle perfekt eingesetzt und optimal gefördert werden, beispielsweise mit Schulungen. Ziel dieser Maßnahmen ist es, die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Als Personalreferentin bzw. Personalreferent ist man weiterhin Ansprechpartner/in für Fragen und Probleme des Kollegiums. Beratung nimmt einen wichtigen Stellenwert ein. Die Aufgaben sind zudem in jedem Bereich immer mit einer strategischen Planung verbunden.

Weitere Aufgaben

Ein/e Personalreferent/in entwickelt und ermittelt Potenziale der Abteilungen, sammelt umfangreiche Informationen und erstellet arbeitsrechtliche Dokumente. Zu Letzteren gehören etwa Zeugnisse und Verträge. Neben der Organisation von Personalplanung, analysieren Personalreferenten/-innen außerdem die Personalentwicklung des Unternehmens. Schließlich fallen auch Kündigungsgespräche in den Aufgabenbereich.

Personalreferent/in – Arbeitsorte

Wer die nötigen Eigenschaften mitbringt, um in diesen Bereichen zu arbeiten, kann als Personalreferent/in an verschiedenen Orten eine Anstellung finden. Dazu gehören, theoretisch, sämtliche Wirtschaftsbranchen. Daher zählen zu den Arbeitgebern mittelständische und große Unternehmen mit einem entsprechenden Personalstamm, wo alltäglich verschiedenste Aufgaben in der Personalverwaltung anstehen. Möglich ist eine Bewerbung beispielsweise in folgende Branchen:

• Banken
• Marketing
• Maschinen- und Anlagenbau
• Metallindustrie
• Elektrotechnik, Energie- und Wasserversorgung
• Konsumgüter
• IT und Internet

Als HR-Experte/-in kann man auch selbstständig tätig sein. Dann unterstützt man beispielsweise als HR-Manager/in Firmen zeitlich befristet. Eine Freelancer-Tätigkeit bietet die Möglichkeit, flexibler zu arbeiten und, im Gegensatz zur Festanstellung, einen höheren Stundensatz zu verlangen.

Weiterbildungsmöglichkeiten für Personalreferenten/-innen

Wer den Verdienst als Personalreferent/in erhöhen möchte, kann eine Weiterbildung zum/-r Betriebswirt/in anstreben. Dann liegt das Gehalt im Durchschnitt bei 5.200 Euro. Diese Option bietet sich vor allem für diejenigen an, die ohne akademischen Abschluss in dem Bereich arbeiten.

Passende Stellenangebote finden

Hier auf Medi-Karriere gibt es eine Online-Stellenbörse für verschiedenste Jobs im Gesundheitswesen. Darunter finden sich etwa Personalreferent-Jobs, Stellen für MFA sowie Stellenangebote in der Verwaltung.