Praxismanagement: Praxisablauf organisieren

Ein gelungenes Praxismanagement ist für den Ablauf von Arztpraxen unabdingbar. Der Anspruch von Patienten/-innen hat sich in den letzten Jahren gewandelt, sie sind oft besser informiert und wünschen sich eine patientenorientiertere Behandlung. Um die Organisation von Arztpraxen für Mitarbeitende genauso wie für Patienten/-innen zu optimieren, ist das richtige Praxismanagement wichtig. Dabei gibt es für medizinische Fachangestellte auch die Möglichkeit sich zum/r Praxismanager/in weiterzubilden. Ein erster Überblick über die wichtigsten Themen rund um das Praxismanagement liefert dieser Artikel.

Praxismanagement – Was ist das?

Unter den Begriff des Praxismanagements fallen verschiedenste Bereiche. Neben der Praxisorganisation und Terminplanung gehören auch Themen wie Datenschutz und -sicherheit, die kaufmännische Organisation oder auch Personalplanung dazu. Weitere Punkten des Praxismanagements sind außerdem:

• Hygienemanagement
• Abrechnungen
• Online-Präsenz
• Feedback-Management

Praxismanager/innen bilden dadurch einen Schlüsselpunkt zwischen dem/-r Praxisinhaber/in und den Patienten/-innen, fungieren aber auch als Manager/in der angestellten medizinischen Fachkräfte. So können sich Ärzte/-in optimal der ärztlichen Behandlung widmen, während ein reibungsloser Ablauf im Hintergrund garantiert ist. Dies ist wichtig, da die ärztliche Behandlungszeit meist der Faktor ist, der sowohl am knappsten ist als auch jener, der den Umsatz der Praxis bestimmt.

Praxismanagement – Praxisorganisation

Während der Sprechstundenzeiten sind im Rahmen der Praxisorganisation, als Teilbereich des Praxismanagements, verschiedene Bedürfnisse zu koordinieren. Es fallen unter anderem Laborabnahmen, Untersuchungen, Patientenaufnahme und das Wartezimmer als abzuarbeitende Tätigkeitspunkte an. Da fällt es zum Teil schwer, den Überblick zu behalten. Wer daher vorab schon bei der Auswahl der Praxisräume auf eine geschickte Raumaufteilung achtet, hat es hierbei später allgemein leichter. Es lohnt sich beispielsweise, mehrere Behandlungsräume anstelle eines Einzigen zur Verfügung zu haben. So können sich Patienten/-innen schon während der Wartezeit entkleiden, um so schnellstmöglich von ärztlicher Seite untersucht und behandelt werden zu können. Das gleiche gilt für die Ankleidezeit nach dem Arztkontakt; wenn ihnen ausreichend Zeit gegeben wird, sich in Ruhe wieder anzukleiden, verzögert sich der Praxisablauf nicht und die Patientenzufriedenheit steigt.

Ein weiterer Tipp für die Raumaufteilung der Praxis ist die Lage des Anmeldebereichs in der Nähe der Eingangstüre. So können eintretende Patienten/-innen von Medizinischen Fachangestellten direkt begrüßt werden und in den nahegelegenen Wartebereich geleitet werden. Dieser sollte Distanz zum Personalaufenthaltsraum haben, um den Mitarbeitenden einen Rückzugs- und Pausenraum garantieren zu können. Das WC hingegen sollte in der Nähe des Labors im hinteren Bereich der Praxis lokalisiert sein. So kann eine größtmögliche Privatsphäre bei der Abgabe von Urin- bzw. Stuhlproben garantiert werden.

Terminplanung und -vergabe

Wenn es um die Terminplanung einer Praxis geht, bietet es sich an, erst einmal die Ausgangssituation zu erfassen. Wie viel Zeit wird für häufige Krankheitsbilder benötigt, wie viel für Routine-Untersuchungen, wie lange für Neupatienten? Anhand dieser Daten können zukünftige Termine besser geplant werden. Wichtig ist hierbei auch, Pufferzeiten einzubauen, um auf Notfallpatienten/-innen eingehen zu können. Es bietet sich außerdem an, ähnliche Termine zu gruppieren, um Vorbereitungszeiten und Materialverbrauch minimieren zu können. Dies kann man auch gut als Spezialsprechstunde im Praxismarketing verwenden und auf der Homepage zum Beispiel in Form einer „Diabetessprechstunde“ präsentieren.

Bei der Terminvergabe stehen Praxismanagern/-innen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die heute immer noch gebräuchliche Form der telefonischen Vereinbarung ist dabei simpel und erlaubt auch Nachfragen von Praxisseite an die Patienten/-innen, um die Dringlichkeit einstufen zu können. Als großer Nachteil ist die Beanspruchung des Personals sowie die entstehende Unruhe im Anmeldebereich anzuführen. Auch ist diese Möglichkeit der Terminvereinbarung nur während der Praxisöffnungszeiten verfügbar.

Gängige Alternativen sind beispielsweise die Terminvereinbarung per E-Mail oder per Online-Tool. Letzteres bietet oft die Möglichkeit, automatische Erinnerungs-SMS zu verschicken, die den Terminausfall für die Praxisseite minimieren. Auch wenn diese Online-Tools oft kostenpflichtig sind, lohnen sich die Kosten meistens.

Patientenbetreuung

Bei der Patientenbetreuung sollte man im Zusammenhang mit dem Praxismanagement versuchen, sich in die Position der Patienten/-innen hineinzuversetzen. Wer mit einem Lächeln auf dem Gesicht von dem Praxispersonal empfangen wird und eine klare Struktur in der Arztpraxis erfährt, wird sich in besseren Händen fühlen, als wenn kein klarer roter Faden zu erkennen ist. Anhand dessen kann man gut Routineabläufe generieren. So können nach der Begrüßung und Aufnahme der persönlichen Daten, das Wartezimmer und gegebenenfalls sogar direkt das Behandlungszimmer oder Labor gezeigt werden. Wichtig ist, klar den Ablauf zu kommunizieren, wie zum Beispiel: „Sie können direkt in Behandlungszimmer zwei durchgehen. Legen sie dort bitte schon einmal ihr Oberteil ab und legen Sie sich auf die Liege, die Frau Doktor wird in einigen Minuten bei Ihnen sein“.

Nach Abschluss der Behandlung kann man ergänzend gut Patienteninformationsflyer zum jeweiligen Krankheitsbild austeilen. Oft ist es für Patienten/-innen schwierig, alle Informationen eines Arztbesuchs zu behalten. Mithilfe von Infomaterial können auch gegebenenfalls zu Hause aufkommende Fragen geklärt und der/die Patient/-in umfassender informiert werden.

Beschwerdemanagement

Auch beim besten Praxismanagement und der besten Behandlung kann es zu Beschwerden kommen. Hierbei ist es wichtig, diese ernst zu nehmen und den Patienten/-innen zu kommunizieren, dass die Beschwerde respektiert und das Feedback geschätzt wird. Die Patienten/-innen erleben die Praxisabläufe aus einem ganz anderen Blickwinkel als das Praxispersonal wie zum Beispiel die MFA. Es bietet sich dabei auch an, die Patienten/-innen aktiv zu Feedback zu ermutigen. Einerseits wird man viel positives Feedback erhalten, sodass negative Kritik nicht mehr so heraussticht. Andererseits wird so klarer ersichtlich, welche Bereiche gut laufen und wo es Schwierigkeiten gibt, die noch zu optimieren oder zu verbessern sind.

Praxismanager/in Stellenangebote

Praxismanagement – Qualitätsmanagement

Neben den allgemeinen Bestandteilen des Praxismanagements gehört auch das Qualitätsmanagement als Themenkomplex zum Management einer Arztpraxis hinzu. Seit 2004 sind niedergelassene Ärzte/-innen aber auch Psychotherapeuten/-innen und medizinische Versorgungszentren verpflichtet, ein Qualitätsmanagement (QM) einzuführen. Dies soll die Patienten- und Mitarbeitersicherheit erhöhen und die allgemeine Versorgungsqualität steigern. Ein QM-Konzept sollte hierbei verschiedene Bereiche umfassen, zu denen folgende unter anderem gehören:

• Notfallmanagement
• Risiko- und Fehlermanagement
• Teambesprechungen, Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
• Hygienemanagement

Ein wichtiges Werkzeug des QM sind außerdem Checklisten. Sie garantieren in stressigen Situationen, aber auch im alltäglichen Gebrauch die regelgerechte Durchführung aller nötigen Maßnahmen, um die Sicherheit aller zu gewährleisten.

Praxismanagement – Hygienemanagement

In allen medizinischen Bereichen, wie auch beim Praxismanagement, muss auf eine angemessene Hygiene geachtet werden. Je nach Fachbereich können hier einfache Basismaßnahmen (beispielsweise in der Psychiatrie) ausreichen oder weitreichende Sterilisationsvorgänge vonnöten sein, wenn es zum Beispiel um invasive Eingriffe in der Chirurgie geht.

Ein Hygieneplan ist daher unabdingbar, um ein ausreichendes Maß an Sauberkeit zu garantieren. Darin enthalten sein sollten für jeden Bereich mindestens die Indikation bzw. der Zeitpunkt (zum Beispiel Händedesinfektion vor und nach jedem Patientenkontakt), das verwendete Mittel (Art des Händedesinfektionsmittels), die Anwendungsart (nach Anleitung zur Händedesinfektion, mindestens 30 Sekunden), die Person (jede/r, mit Patientenkontakt). Dasselbe gilt für die Aufbereitung von Geräten und Oberflächen sowie die Wäsche und Entsorgung. Die Hygienepläne sollten dabei, zusammen mit einem Plan zur regelmäßigen Kontrolle von Verfallsdaten von verwendeten Produkten, an einem oder möglichst mehreren gut zugänglichen Orten aufgehängt werden, damit eventuell aufkommende Unsicherheiten schnell beseitigt werden können. Wichtig ist dabei grundsätzlich, alle Praxismitarbeiter/innen ausreichend in den nötigen Maßnahmen zu schulen.

Praxismanagement – Personalmanagement

Beim Praxismanagement ist es wichtig, auch das Personalmanagement nicht zu vernachlässigen. Dabei kommen bei kleineren und größeren Praxen verschiedene Probleme auf. Bei kleineren Einrichtungen ist die Anzahl der Teammitglieder deutlich geringer. Auf Ausfälle wegen Krankheit, Urlaub oder Elternzeit kann daher schlechter reagiert werden. Deshalb ist es besonders wichtig, hier einen Plan zu entwickeln. So ist es im Regelfall üblich, dass das gesamte Team auf einmal Urlaub nimmt. Die Organisation eines/-r Vertretungsarztes/-ärztin ist in diesem Fall notwendig. In größeren Praxen hingegen sind oft längere Öffnungszeiten typisch. Dann muss eine geordnete Planung der Schichten unter Einbeziehung individueller Urlaubszeiten bestehen.

Weitere Bereiche des Personalmanagements sind außerdem die persönliche Förderung von Mitarbeitenden und regelmäßige Teamgespräche. Dabei können Probleme und Unzufriedenheiten innerhalb des Teams früh angegangen werden. Wichtig ist hierfür eine offene Kommunikationskultur. Zur persönlichen Förderung bieten sich dabei Einzelgespräche an, in denen auch auf die beruflichen Ziele eingegangen werden sollte. Bei einem Weiterbildungswunsch beispielsweise einer MFA zur Praxismanagerin lohnt es sich oft für Praxen, diesen zu unterstützen, da das neu erlernte Wissen der gesamten Arztpraxis zugutekommt.

Kaufmännische Tätigkeiten im Rahmen des Praxismanagements

Praxismanagement – Kaufmännische Organisation

Praxismanager/innen haben im Rahmen des Praxismanagements auch die Aufgabe, die Praxis so wirtschaftlich wie möglich zu führen. Hierunter fallen unter anderem die richtige Auswahl von Materialen, der wirtschaftliche Umgang mit Ressourcen, aber auch beispielsweise die Online-Präsenz. Viele Patienten/-innen informieren sich mittlerweile im Internet zur Arztpraxis und deren Angeboten.

Hier bietet sich die ideale Gelegenheit, um die Philosophie und weitere Besonderheiten der Einrichtung zu präsentieren. Wer zum Beispiel einen Schwerpunkt auf ganzheitliche Medizin, naturheilkundliche Verfahren oder reisemedizinische Vorsorge legt, kann dies gut online präsentieren. Auch das Angebot an individuellen Privatleistungen kann hierbei gut kommuniziert werden. Informationen zu Urlaubsvertretungen und Notfallnummern sollten auf der Seite ebenfalls angegeben sein.

Praxismanagement – Vorteile

Das Praxismanagement als vielfältiger und umfassender Themenkomplex ist für den gelungenen und reibungslosen Ablauf einer Praxis unabdingbar. Dies steigert die Zufriedenheit von Patienten/-innen und Mitarbeitenden und fördert somit ein angenehmes Betriebsklima. Auch hat das Praxismanagement einen wichtigen Einfluss auf den Umsatz einer Praxis. Die Beschäftigung von einem/-r Praxismanager/in erlaubt es dem/r Arzt/Ärztin im Praxisalltag zudem, sich auf die ärztliche Tätigkeit zu konzentrieren. Gerade bei größeren Teams sind Praxisinhaber/innen oft ein wenig abseits der eigentlichen Organisation und kennen die genauen Abläufe daher nicht genau. Dies kann durch eine Vertrauensperson in Form von einem/r Praxismanager/in übernommen werden.

Praxismanagement – Praxismanager/innen

Eine mögliche Tätigkeit im Zusammenhang mit dem Praxismanagement ist die Tätigkeit als Praxismanager/in. Interessenten/-innen haben dabei verschiedene Möglichkeiten, sich entsprechend weiterzubilden. Es gibt einerseits Blockweiterbildungen aber auch berufsbegleitende Kurse, die im Umfang deutlich variieren. Als Grundausbildung wird meist eine Ausbildung im Gesundheitswesen, zum Beispiel als MFA vorausgesetzt. Da die Weiterbildung nicht einheitlich geregelt ist, lohnt es sich, den Weiterbildungsplan genau zu lesen, um das beste Angebot zu finden. Teilweise gibt es hierbei auch staatliche Angebote, die die Weiterbildungskosten fördern.

Da die Zusatzausbildung durch die Praxismanagement-Weiterbildung mit erhöhter Verantwortung einhergeht, wird sie auch höher vergütet. Meist werden Praxismanager/innen in Höhe der Tarifgruppe IV vergütet. Je nach Arbeitgeber können jedoch außertarifliche Vereinbarungen getroffen werden und damit das Gehalt höher oder niedriger ausfallen.

Stellenangebote als Praxismanager/in

Wer aktuell auf der Suche nach Stellenangeboten im Bereich Praxismanagement ist, wird bei Medi-Karriere fündig. Hier gibt es eine große Auswahl an Stellen als Praxismanager/in, MFA Jobs oder Stellenangeboten in der Verwaltung.