Dienstplan erstellen: Schritt für Schritt

Das Dienstplan erstellen in der Pflege ist von entscheidender Bedeutung für eine effiziente Patientenversorgung und die Arbeitszufriedenheit des Pflegepersonals. Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen und wichtigsten Aspekte bei der Gestaltung eines Dienstplans, der die Bedürfnisse der Patienten und Mitarbeiter gleichermaßen berücksichtigt.

Dienstplan – Definition

Ein Dienstplan ist eine strukturierte Aufstellung von Arbeitszeiten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Mitarbeiter innerhalb einer Organisation. Er gewährleistet, dass alle Positionen besetzt sind und Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Der Plan umfasst Arbeitszeiten, Schichtpläne, Urlaubstage und spezifische Aufgaben. Er wird von Vorgesetzten erstellt und kommuniziert, um einen klaren Überblick über die Arbeitsabläufe zu geben.

Dienstplan erstellen in der Pflege

Prinzipiell macht es keinen Unterschied, für wen man einen Dienstplan erstellt. Einige Branchen, wie der Gesundheitsbereich und im speziellen die Pflege, bringen besonders hohe Ansprüche für die Erstellung eines Dienstplans mit. So gibt es beispielsweise unterschiedliche Schichtmodelle und Mitarbeiter/innen, die zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Besonders in Krankenhäusern und Pflegeheimen gibt es darüber hinaus auch beispielsweise Nacht-, Wochenend- und Feiertagsdienste. Auch diese besonderen Anforderungen müssen erfüllt werden.

Dienstplan-Arten

Es gibt verschiedene Arten von Dienstplänen, die die Arbeitszeitplanung in Organisationen steuern. Schichtdienstpläne legen fest, wann Mitarbeitende in bestimmten Schichten arbeiten, wie Früh-, Spät- oder Nachtschichten. Rotationsdienstpläne wechseln regelmäßig die Schichten der Angestellten, um faire Arbeitsbedingungen zu gewährleisten. Flexible Dienstpläne erlauben Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten innerhalb eines Rahmens anzupassen. Festgelegte Dienstpläne haben wiederum feste Arbeitszeiten, die sich selten ändern.

On-Call-Dienstpläne erfordern, dass Pflegefachkräfte außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten für Notfälle erreichbar sind. Die Auswahl einer geeigneten Dienstplanart hängt von den Anforderungen der Branche, des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeiter ab. Die effektive Verwaltung von Dienstplänen ist entscheidend, um eine reibungslose Arbeitsabwicklung sicherzustellen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Dienstplan erstellen – Rechtliche Grundlagen

Bei der Erstellung eines Dienstplans müssen Arbeitgeber rechtliche Grundlagen berücksichtigen, die je nach Land und Branche variieren. Dazu gehören Arbeitszeitgesetze, die maximale Arbeitszeiten, Ruhepausen und Überstundenregelungen festlegen. Tarifverträge können zusätzliche Bestimmungen zu Arbeitszeiten und Entlohnung enthalten. Arbeitsverträge regeln individuelle Arbeitsbedingungen, einschließlich der Arbeitszeiten.

Jugendarbeitsschutzgesetze legen Arbeitszeitbeschränkungen und Pausenregelungen für junge Arbeitnehmer fest. Betriebsvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat können spezifische Regelungen zur Arbeitszeit und Dienstplanung enthalten. Die Einhaltung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und potenzielle rechtliche Konflikte zu vermeiden.

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Arbeitszeiten und Schichtmodelle

Den gesetzlichen Rahmen für Arbeitszeiten gibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vor. Es dient der Gesundheitssicherung und ist verpflichtend für Arbeitgeber und Arbeitsnehmer. Es gibt beispielsweise werktägliche Höchstarbeitszeiten (§ 3), Ruhepausen (§ 4), Ruhezeiten (§ 5) und Rahmenbedingungen für Nachtarbeit (§ 6) für den Dienstplan vor. Die Mindeststandards sind eine tägliche Arbeitszeit von maximal acht Stunden am Tag, ab sechs Stunden muss eine Ruhepause eingeräumt werden. Die Arbeitszeit kann auf zehn Stunden täglich gestreckt werden, wenn 45 Minuten Pause gegeben werden und der Durchschnittswert im Halbjahr dennoch den Standards entspricht.

Urlaubsplanung

Die Integration von Urlauben in den Dienstplan erfordert eine gerechte Verteilung der freien Tage, um den Betriebsablauf nicht zu stören. Arbeitgeber müssen klare Richtlinien für die Beantragung und Genehmigung von Urlaubstagen haben. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass ausreichend Mitarbeiter verfügbar sind, um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Springerpool

Klug eingesetzt kann ein Springerpool eine gute Ergänzung zum normalen Dienstplan sein. Springer sind Pflegekräfte, die einen normalen Schichtplan haben, aber ihre Dienste auf unterschiedlichen Stationen (je nachdem, wo gerade Bedarf ist) ableisten. Wichtig dafür, dass das System klappt, ist eine gute Kommunikation von allen Seiten und eine gute Ansprechperson in der jeweiligen Schicht.

Überstundenabbau

Grundsätzlich besteht keine einheitliche gesetzliche Vorgabe, wie der Überstundenabbau erfolgen soll. In vielen Tarifverträgen – wie beim TVöD – sind Möglichkeiten festgelegt, zwischen denen der Arbeitnehmer entscheiden kann. Meist besteht die Möglichkeit der Auszahlung oder man kann Überstunden „abfeiern“, also die Mehrarbeitszeit frei nehmen. Schreibt der Arbeitsvertrag nichts anderes vor, kann der Vorgesetzte festlegen, wann diese Ausgleichszeit zu nehmen ist. Wenn man frühzeitig den Dienstplan erstellt, kann man aber für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sorgen, wenn man persönliche Wünsche mit einbezieht.

Wochenend- und Feiertagsdienste

Bei der Dienstplanung ist die Berücksichtigung von Wochenend- und Feiertagsdiensten entscheidend. Diese Schichten bedürfen besonderer Aufmerksamkeit, da sie oft mit persönlichen Verpflichtungen kollidieren. Ein ausgewogener Dienstplan, der Fairness gewährleistet, ist daher unerlässlich. Die Arbeitsbelastung sollte gerecht verteilt werden, und transparente Kommunikation über Dienstpläne ermöglicht es Mitarbeitern, ihre persönlichen Pläne anzupassen. Ausgleichsregelungen oder zusätzliche Vergütung können zur Motivation beitragen, Wochenend- und Feiertagsdienste zu übernehmen. Viele Stationen lassen beispielsweise ihre Mitarbeitenden entscheiden, wer an welchen Feiertagen Dienste übernimmt.

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Mitspracherecht des Personals

Die Mitsprache des Personals bei der Dienstplanung ist entscheidend für eine effiziente Organisation und Mitarbeiterzufriedenheit. Individuelle Präferenzen und Verfügbarkeiten ermöglichen eine bessere Anpassung der Dienstpläne, fördern die Work-Life-Balance und steigern Engagement und Motivation im Team. Sie macht zwar mehr Arbeit, wer früh genug im Vorhinein seinen Dienstplan erstellt, kann aber durchaus individuelle Wünsche ohne größere Probleme berücksichtigen.

Was macht einen guten Dienstplan aus?

Ein guter Dienstplan zeichnet sich durch Ausgewogenheit, Flexibilität und Fairness aus. Er berücksichtigt die Bedürfnisse der Mitarbeiter sowie die betrieblichen Anforderungen. Transparente Kommunikation, angemessene Arbeitszeiten und faire Verteilung von Schichten tragen zur Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und zum reibungslosen Betriebsablauf bei.

Dienstplan erstellen – Formale Kriterien

Ein Dienstplan sollte bestimmte formale Kriterien erfüllen, um seine Wirksamkeit zu erfüllen und die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden sicherzustellen:

Wer erstellt einen Dienstplan?

Ein Dienstplan im Pflegebereich wird von Pflegemanagern, -koordinatoren oder der Stationsleitung erstellt. Diese sind durch ihre Dienstweisungspflicht dazu angehalten. Sie berücksichtigen dabei die Pflegebedürfnisse der Patienten, gesetzliche Vorschriften und die Verfügbarkeit des Pflegepersonals. Die individuellen Präferenzen und Qualifikationen der Pflegekräfte werden ebenfalls berücksichtigt, um einen effizienten und qualitativ hochwertigen Dienstplan zu erstellen.

Dienstplan erstellen – Technische Hilfsmittel

Natürlich kann man prinzipiell einen Dienstplan nur mit Stift und Papier erstellen. Zu verbesserten Dienstplanung eignen sich aber verschiedene Programme wie spezialisierte Dienstplanungssoftware wie ShiftBase oder Planday, Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel, Projektmanagement-Tools wie Asana und HR-Management-Systeme wie BambooHR. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen ab, die eine effiziente Dienstplanung ermöglichen sollen.

Dienstplan erstellen – Vorteile einer guten Planung

Eine gute Dienstplanung bietet zahlreiche Vorteile für Stationen oder Pflegedienstleister und Mitarbeiter. Sie ermöglicht eine effiziente Ressourcennutzung, verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit durch Berücksichtigung von Präferenzen und Arbeitsbelastung, minimiert Konflikte und Ausfallzeiten und trägt zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei. Durch transparente Kommunikation und klare Strukturen fördert sie außerdem eine reibungslose Arbeitsabwicklung und optimiert die betriebliche Leistungsfähigkeit, was letztendlich zu einer höheren Produktivität und Qualität der Pflege führt.

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