Ablauf Vorstellungsgespräch: Fünf typische Phasen

Das Vorstellungsgespräch ist der letzte Schritt zum Traumjob. Doch wie läuft so ein Gespräch eigentlich ab? Obwohl jedes Vorstellungsgespräch anders ist, gibt es doch eine gewisse Grundstruktur, der die meisten Gespräche folgen. Wie dieser Ablauf aussieht und was Pflegekräfte bei einem Vorstellungsgespräch erwarten können, fasst dieser Artikel zusammen.

Ablauf eines Vorstellungsgesprächs – Fünf Phasen

Der Ablauf eines Vorstellungsgesprächs lässt sich grundsätzlich in fünf Phasen unterteilen. Die Reihenfolge der Phasen kann sich von Gespräch zu Gespräch unterscheiden, insbesondere Vorstellung, Fragen und Selbstpräsentation. Man kann aber mit ziemlich großer Sicherheit davon ausgehen, dass man diesen Phasen irgendwann im Laufe des Bewerbungsgesprächs begegnet. Daher kann man sich sehr gut auf die einzelnen Abschnitte des Bewerbungsgesprächs einstellen und ist damit gut vorbereitet.

Small Talk

Nach der Begrüßung findet für gewöhnlich eine kurze Small-Talk-Phase statt. Der Arbeitgeber fragt häufig danach, ob man den Weg gut gefunden hat und wie es einem geht. Small Talk mag belanglos wirken, es ist jedoch eine gute Methode, um das Eis zu brechen und auf eine lockere Art und Weise ins Gespräch zu finden. Bei der Frage, ob man gut hergefunden hat, wird geraten, nicht von Schwierigkeiten zu erzählen, auch wenn man welche hatte. Außerdem sollten sich Bewerber in diesem ersten Gespräch nicht zu sehr entspannen, denn in dieser ersten Phase gewinnen Personaler bereits einen ersten Eindruck, der viel Einfluss auf ihre spätere Entscheidung haben kann.

Vorstellung des Arbeitgebers

Oft stellt sich der Arbeitgeber zunächst selbst vor und erzählt etwas über die Einrichtung. In einem Krankenhaus könnte es zum Beispiel um die Entstehungsgeschichte, Größe, Mitarbeiterzahl, verschiedene Abteilungen und möglicherweise besondere Behandlungsmethoden gehen. In der Regel werden auch die Eckdaten der ausgeschriebenen Stelle angerissen.

Hier sollte man aufmerksam zuhören, den Blickkontakt halten und hin und wieder nicken. Man kann sich dabei auch gerne Notizen machen, um keine wichtigen Informationen zu vergessen. Denn diese Vorstellungsrunde bietet die Möglichkeit, gute Ideen für Rückfragen zu bekommen, die im weiteren Verlauf des Gesprächs noch wichtig werden. Wer aufmerksam zuhört, kommt außerdem nicht in die peinliche Situation später Fragen zu stellen, die bereits beantwortet wurden.

Auch für Bewerberinnen und Bewerber kann der erste Eindruck, den eine Einrichtung bereits in dieser Phase des Bewerbungsgesprächs hinterlässt, aussagekräftig sein. So kann man früh abschätzen, ob der Arbeitgeber den eigenen Vorstellungen entspricht. Denn auch auf diese kommt es bei einem Bewerbungsgespräch schließlich an.

Fragen des Arbeitgebers

Nachdem sich der Arbeitgeber vorgestellt und etwas zur ausgeschriebenen Stelle erzählt hat, ist der Zeitpunkt gekommen, dem Bewerber Fragen zu stellen. Dies können allgemeine Fragen sein, zum Beispiel warum man die Stelle möchte oder warum man sich für den Beruf entschieden hat, um die Motivation für den Job zu erfragen. In diesem Teil des Gesprächs geht es darum, die Stärken und Schwächen des Bewerbers herauszufinden.

Weiterhin können vom Personaler fachspezifische Fragen gestellt werden, zum Beispiel zu bestimmten Behandlungsmethoden, Medikamenten oder auch den Arbeitsabläufen und bisherigen Erfahrungen damit. Neben den Qualifikationen und Kenntnissen ist die persönliche Einstellung von hoher Relevanz. Darauf wird insbesondere bei Pflegefachkräften viel Wert gelegt, daher sollte man sich auch hier auf typische Fragen vorbereiten. Es kann sich zum Beispiel um Fragen nach dem Umgang mit Konflikten, Kritik, schwierigen Patienten und Fehlern oder der Bedeutung und Umsetzung von mitfühlender Pflege handeln.

Typische Fragen im Vorstellungsgespräch sind zum Beispiel: “Warum haben Sie sich bei uns beworben?”, “Wie verhalten Sie sich in stressigen Situationen?”, oder “Warum sollten wir gerade Sie für die Stelle nehmen?”.

Selbstpräsentation

Meistens noch zu Beginn des Gesprächs fordert der Arbeitgeber den Bewerber auf, etwas über sich zu erzählen, die sogenannte Selbstpräsentation. Damit gibt man eine Übersicht des eigenen Werdegangs und das Gegenüber kann direkt mit Fragen dazu anknüpfen. Diese Selbstvorstellung sollte ungefähr fünf bis zehn Minuten dauern und die wichtigsten Informationen kurz auf den Punkt bringen.

Man fängt in der Regel mit den Grundinformationen an, wie Alter, Herkunft und Ausbildung, Praktika, bisherigen Jobs und Erfahrungen. Daraufhin kann man auf besondere Meilensteine, Erfolge, besondere Kenntnisse, Schwerpunkte oder Zusatzqualifikationen eingehen. Hat man zum Beispiel eine Weiterbildung im Bereich Hygiene abgeschlossen und war bereits als Hygienebeauftragte im Krankenhaus tätig? Ist man auf einem Gebiet Experte und hat viele Erfahrungen gesammelt, kann man damit beim potenziellen neuen Arbeitgeber punkten.

Bei der Selbstpräsentation sollte man außerdem nicht vergessen, direkt auf persönliche Stärken und Talente einzugehen, die für die angestrebte Stelle relevant sind. Bewirbt man sich als Medizinische Fachangestellte und ist besonders gut darin, Konflikte zu schlichten und auf Patienten einzugehen? Dies zeugt von guter Kommunikationsfähigkeit und ist eine wichtige Eigenschaft für den Beruf.

Am besten ist es, die Präsentation vorher zu Hause zu üben. Mit einer gründlichen Vorbereitung geht man sicher, dass man im Moment des Gesprächs nichts vergisst und beim Gesprächspartner einen ruhigen und sicheren Eindruck macht. Das hilft auch gegen Lampenfieber.

Rückfragen

Nach den Fragen an den Bewerber hat dieser nun die Chance, eigene Fragen zu stellen. Mit ein paar guten Rückfragen zeigt man Interesse an dem Unternehmen und der Arbeitsstelle. Außerdem beweist man somit, dass man aufmerksam zugehört hat und sich gut vorbereitet hat. Wenn es nicht bereits erwähnt wurde, können Bewerber zum Beispiel nach konkreten Arbeitsabläufen, Behandlungsmethoden oder Krankenhausstrukturen fragen, wie die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen funktioniert. Eine andere Möglichkeit ist nach Anforderungen an die Mitarbeiter, Führungsstil des Chefarztes oder dem Einarbeitungsprozess zu fragen. Des Weiteren können Förderungsmöglichkeiten wie Weiterbildung oder Schulungen interessant sein. Werden diese vom Krankenhaus unterstützt, gefördert und möglicherweise sogar bezahlt? Wer danach fragt, zeigt Zielstrebigkeit und Ehrgeiz.

Abschluss

Die letzte Phase im Ablauf des Bewerbungsgesprächs ist der Abschluss. Wichtig ist, auf jeden Fall bis zum Ende des Gesprächs Souveränität zu bewahren und sich nicht im letzten Moment von der Nervosität überrumpeln lassen. Wurde es nicht bereits angesprochen, kann man als Bewerber an dieser Stelle danach fragen, wann man mit einer Rückmeldung rechnen kann, bzw. wie der nächste Schritt im Bewerbungsprozess aussieht. Anschließend bedankt man sich für das Gespräch und verabschiedet sich namentlich und mit festem Händedruck bei den beteiligten Gesprächspartnern.

Ablauf eines Vorstellungsgesprächs – Dauer

Im Durchschnitt dauert ein Vorstellungsgespräch um die 30 bis 60 Minuten. Die Dauer kann jedoch je nach Branche, Unternehmen und konkreter Stelle variieren. So sind Vorstellungsgespräche mit Berufseinsteigern häufig von kürzerer Dauer. Hat man dagegen bereits einige Jahre Berufserfahrung, kann man mehr über bisherige Erfahrungen und Arbeitsweisen sprechen, wodurch das Gespräch länger dauern kann.

Ablauf eines Vorstellungsgesprächs – Nachbereitung

Auch wenn das Vorstellungsgespräch vorbei ist, sollte man sich nicht darauf ausruhen. Es bietet sich an, das Gespräch Revue passieren zu lassen und nachzubereiten. Heißt konkret: Man überlegt sich was gut gelaufen ist, womit man zufrieden war und womit nicht. Somit kann man für sich herausfinden, wo noch verbesserungsbedarf herrscht und für kommende Gespräche daran arbeiten.

Dankschreiben

Ein weiterer Teil der Nachbereitung besteht aus dem Dankschreiben. Mit diesem kann man einen positiven Eindruck beim Arbeitgeber hinterlassen und den Auftritt im Gespräch verstärken. In dem Dankschreiben bedankt man sich für die Einladung und das Gespräch an sich. Weiterhin kann man seinen Wunsch und die Motivation für den Job zum Ausdruck bringen. Am besten verschickt man es per Mail.

Ein Muster für eine mögliche Formulierung:

„An dieser Stelle möchte ich mich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die freundliche Atmosphäre am TT.MM.JJJJ bedanken. Besonders gefallen haben mir die Zusammenarbeit und Kollegialität Ihres Teams. Dies bestärkt mich erneut darin, dass ich Sie mit meiner teamorientierten Arbeitsweise tatkräftig unterstützen kann.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.“

Danach heißt es erst einmal auf eine Antwort warten, wer zu früh nach einer Entscheidung fragt und die Personaler bedrängt, kann den guten Eindruck aus dem Vorstellungsgespräch schnell zunichte machen. Frühestens nach drei Wochen sollte man sich noch einmal bei der Einrichtung melden. Überbrücken kann man die Zeit mit dem Schreiben weiterer Bewerbungen.

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