Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB): Definition und Funktion

Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) bezeichnet den digitalen Versicherungsnachweis, wenn die elektronische Gesundheitskarte fehlt oder sich nicht einlesen lässt. Seit dem 1. Juli 2025 nehmen Arztpraxen die eEB verpflichtend an und Krankenkassen stellen sie bereit.

Der Beitrag beschreibt Definition und Rechtsrahmen der eEB und skizziert anschließend Funktionsweise, technische Anforderungen in der Praxis und die wichtigsten Vorteile der elektronischen Ersatzbescheinigung.

Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) – Definition

Die elektronische Ersatzbescheinigung bildet den Versicherungsstatus gesetzlich Versicherter digital ab, wenn die elektronische Gesundheitskarte (eGK) nicht vorliegt oder nicht funktioniert. Krankenkassen erzeugen die eEB auf Anfrage und senden die Versichertendaten über den Kommunikationsdienst KIM an die ärztliche Praxis.

Das Praxisteam übernimmt die Daten aus dem KIM Postfach direkt in das Praxisverwaltungssystem, sodass ein separates Abtippen entfällt. Die eEB dient als grundlegender Nachweis für die Behandlung und Abrechnung, wenn das Karteneinlesen ausbleibt.

Hintergrund und Fristen

Die Einführung des elektronischen Ersatzverfahrens startete im Herbst 2024 im Regelbetrieb. Ab dem 1. Juli 2025 besteht eine verbindliche Annahmepflicht für Praxen sowie eine Bereitstellungspflicht für Krankenkassen. Versicherte fordern die eEB typischerweise über die App ihrer Kasse an und übermitteln dabei die KIM-Adresse der Praxis. Praxen können die KIM-Adresse beispielsweise als QR-Code bereitstellen.

Als Fallback bleibt das Papierersatzverfahren dennoch weiterhin zulässig. Das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) läuft mit der eEB nicht, Praxen rechnen Leistungen dennoch regulär ab. Ohne Stammdatenabgleich besteht zunächst kein Zugriff auf die elektronische Patientenakte, bis die Praxis die eGK einliest oder der Patient den Zugriff über die Kassen-App freigibt.

Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) – Funktion

Versicherte starten die eEB in der App ihrer Krankenkasse und geben dabei die KIM-Adresse der Praxis mittels QR-Code an. Die Krankenkasse erzeugt daraufhin die eEB und sendet sie über KIM in das Postfach der Praxis. Dieser Ablauf dauert in der Regel nur wenige Minuten.

Das Praxisteam öffnet die KIM-Nachricht und übernimmt die Versichertendaten direkt in das Praxisverwaltungssystem. Die Daten liegen direkt strukturiert vor und lassen sich per Import einfügen.

Alternativ stößt die Praxis die eEB mit dokumentierter Einwilligung des Versicherten selbst an. Die Krankenkasse sendet die erzeugte Bescheinigung anschließend ebenfalls über KIM an die Praxis. Dieser Weg gilt als freiwilliges Angebot der Praxis und ergänzt die App-basierte Anforderung.

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Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) – Voraussetzungen

Für einen reibungslosen Betrieb benötigt eine Praxis eine aktive KIM-Anbindung in der Telematikinfrastruktur, ein Praxisverwaltungssystem (PVS) mit eEB-Unterstützung sowie eine eindeutig adressierbare KIM-Adresse. Das PVS muss eEB-Nachrichten aus dem KIM-Postfach strukturiert einlesen können, damit die Versichertendaten ohne Doppeleingaben in die Fallanlage fließen.

Die Praxis stellt dafür die Adressierbarkeit technisch sicher. Dazu hinterlegt sie die eigene KIM-Adresse im TI-Adressbuch und macht sie maschinenlesbar verfügbar.

Der empfohlene Weg führt über einen QR-Code, der aus der KIM-Adresse generiert wird und den Versicherte in der Kassen-App scannen. Die Generierung des Codes erfolgt über „Praxis-Check-in“.

Die Softwareseite erfordert ein PVS-Release mit der Anwendung „elektronische Ersatzbescheinigung“. Die PVS-Unterstützung gilt dabei als Voraussetzung. In der Praxis bedeutet das: Modul aktivieren, das KIM-Postfach des Leistungserbringers im PVS anbinden und den eEB-Import testen.

Optional initiiert die Praxis die eEB selbst, wenn eine dokumentierte Einwilligung der versicherten Person vorliegt. Technisch braucht es dafür die passende PVS-Funktion, die eine KIM-Anfrage an die Krankenkasse auslöst. Die Antwort der Kasse trifft wie gewohnt im KIM-Postfach ein.

Weil bei Nutzung der eEB kein Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) über das Karteneinlesen stattfindet, plant die Praxis den Zugriff auf die ePA gesondert. Eine Abrechnung bleibt dabei möglich, VSDM ist nicht zusätzlich nötig. Zugriff auf die ePA entsteht später über das Nachstecken der eGK oder über eine Freigabe durch die Kassen-App.

Für die Umsetzung empfiehlt sich ein kurzer Technik-Fahrplan. Das PVS muss auf eEB-Fähigkeit aktualisiert werden, KIM-Postfächer muss man anbinden und die KIM-Adresse im TI-Adressbuch prüfen.

Außerdem ist eine Erstellung und Bereitstellung des QR-Codes ratsam und der eEB-Import im PVS muss verifiziert werden. Software-Updates, Prozessanpassung und Schulung stellen dabei essentielle Bausteine dar.

Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) – Vorteile

Die eEB beschleunigt die Aufnahme in der Praxis. Krankenkassen übermitteln die Bescheinigung nach Anforderung in der Regel innerhalb weniger Minuten über KIM. Die Versichertendaten lassen sich aus dem KIM-Postfach direkt in das Praxisverwaltungssystem übernehmen.

Für Praxen sinkt dadurch der administrative Aufwand. Die digitale Zustellung und der strukturierte Import reduzieren Papierprozesse und Bearbeitungszeit. Die Abrechnung bleibt weiterhin möglich, auch wenn kein Versichertenstammdatenmanagement durchgeführt wurde. Ein zusätzliches Einbestellen nur zum Einlesen der Karte ist nicht erforderlich. Das entlastet sowohl Patienten als auch die Praxen.

Für Versicherte schafft die eEB Versorgungssicherheit. Behandlungen können auch ohne vorliegende oder funktionierende eGK stattfinden, eine nachträgliche Vorlage der Karte wird nicht nötig. Notwendige Untersuchungen und Notfälle müssen dadurch nicht verschoben werden.

Die eEB eröffnet zudem digitale Ablaufoptionen. Bei bekannten Patienten mit klarer Indikation ermöglicht sie die Ausstellung von E-Rezepten ohne Präsenztermin, etwa zum Quartalswechsel. Als digitaler Nachweis lässt sie sich außerdem in bestimmten Fernkontakten nutzen.

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