Trauerfall im Team: So sollten Arbeitgeber reagieren

Ein Trauerfall im Team lässt niemanden kalt. Seien es verstorbene Angehörige eines Mitarbeiters oder der eigene Kollege – Sterbefälle schneiden massiv in den Alltag ein. Vorgesetzte und Führungskräfte müssen in diesen Situationen vorbereitet sein, um ihre Mitarbeiter begleiten zu können. Reagiert das Unternehmen mit Floskeln oder pocht es auf Weiterarbeit, kann dieses Vorgehen Enttäuschung und Frust unter der Belegschaft auslösen.

Wie sich Führungskräfte auf Trauerfälle vorbereiten können und wie sie bestmöglich in diesem Fall auf die Mitarbeiter zugehen, zeigt dieser Artikel auf.

Trauerfall im Team – Vorbereitungen treffen

Plötzliche Todesfälle schockieren Arbeitgebende und Teammitglieder gleichermaßen. Besonders in solchen Ausnahmesituationen ist es jedoch wichtig, als Führungsperson gut vorbereitet zu sein. Das hilft, Missverständnissen sowie Fehltritten vorzubeugen und bietet Sicherheit für alle Beteiligten.

Für solche Fällen sind Unternehmen gut damit beraten, einen strukturierten Leitfaden (Standard Operating Procedure, SOP) zu entwickeln. In ihm sollten konkretes Vorgehen und Checklisten festgehalten sein. Besonders die Aufgabenverteilung ist von hoher Bedeutung: Was übernimmt die Geschäftsführung, was die direkten Vorgesetzten des betroffenen Teams? Wer informiert bei Bedarf die Polizei oder Berufsgenossenschaft? Wer kümmert sich um die privaten Gegenstände am Schreibtisch und um eine Gedenkmöglichkeit für Kollegen?

Je nach Unternehmensgröße, der Kommunikationsstruktur und den Hierarchien im Team können diese SOPs unterschiedlich ausfallen. Es ist deshalb essentiell, sie auf die Gegebenheiten vor Ort anzupassen, um das Zusammenspiel zu erleichtern.

Ein nicht zu unterschätzender Punkt sind Notfallkontakte und -zugänge. Oft werden Notfallkontakte nach Einstellung im Betrieb jahrelang nicht aktualisiert. Regelmäßiges Überprüfen der Daten ist deshalb unerlässlich, um Stresssituationen zu vermeiden. Im Optimalfall speichern Mitarbeiter ihre Notfallkontakte im privaten Handy ein.

Auch wenn die Welt für den Moment still zu stehen scheint, geht das Arbeitsleben weiter. Ein Plan, wer auf welche Geräte im Notfall Zugriff hat, ist bei Todesfällen von Vorteil. Personen, die wichtige Aufgaben übernehmen, sollten mindestens eine Vertretung haben, die im Gebiet eingearbeitet ist. Der Zugriff auf projektrelevante Informationen muss zusätzlich geregelt sein.

Diese Informationen könnten in einer Notfallmappe gemeinsam mit hilfreichen Adressen (etwa Seelsorge), theoretischem Basiswissen (zum Beispiel die Trauerphasen), einer Ideensammlung für Rituale in der Trauer und Textbausteinen für Todesanzeigen zur Verfügung stehen.

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Weiterbildungen für Führungskräfte

Führungskräfte können je nach Verfügbarkeit diverse Angebote in Anspruch nehmen, um den Umgang mit Tod und Trauer zu erlernen. Beispielsweise bieten einige Organisationen Workshops zum Thema an. In diesen lernen Teilnehmer neben den theoretischen Grundlagen vor allem, wie das Unternehmen seine Mitarbeiter bestmöglich unterstützen kann. Ziel ist es, Führungskräften die Angst vor dem Thema Trauer zu nehmen. Nur so ist ein offener Umgang im Unternehmen möglich.

Wenn Führungskräfte selbst von Schuldgefühlen betroffen sind oder in negativen Gedankenspiralen festhängen, sollten sie betriebsinterne oder fremde Hilfe in Anspruch nehmen. Darunter fallen etwa Gespräche mit Psychologen oder Seelsorgern.

Trauerfall im Team – Kommunikation

Ein entscheidender Punkt im Umgang mit Trauerfällen im Team ist die Kommunikation. Dazu zählt nicht nur die Art und Weise der erstmaligen Verkündung, sondern auch die weiteren Angebote seitens des Arbeitgebers zur Trauerbegleitung und die Umgangsweise mit dem Vorfall.

Besonders bei tödlichen Arbeitsunfällen oder Suiziden im Team ist die richtige Kommunikation essentiell, denn hier ist die persönliche Betroffenheit der Mitarbeiter besonders hoch. Es könnten Ängste und Sorgen um die eigene Sicherheit oder die eigene psychische Gesundheit entstehen, die der Arbeitgeber möglichst offen und klar ansprechen sollte. Gerüchte verbreiten sich sonst wie Lauffeuer im Unternehmen und können der Zusammenarbeit nachhaltig schaden.

Trauerfall verkünden

Erhält eine Führungskraft eine Todesnachricht, die das Unternehmen betrifft, sollte sie möglichst schnell die Neuigkeit unter die Belegschaft bringen. Der schlechteste Weg hierfür ist eine unpersönliche E-Mail an die Mitarbeiter. Eine solche Nachricht sollte man persönlich überbringen.

Dieses Vorgehen ist in kleineren Firmen sehr gut möglich, während Top-Unternehmen mit mehreren Zehntausend Mitarbeitern das nicht in diesem Umfang leisten können. In solchen Fällen steht die Information des direkten Teams des Verstorbenen an erster Stelle, bestenfalls vom vertrauten Vorgesetzten. Sind Mitarbeiter allerdings nicht persönlich zu erreichen, sollten andere Wege der Kommunikation genutzt werden, anstatt auf das nächste Treffen zu warten. Hier gilt vor allem Schnelligkeit. Das gilt insbesondere auch für Kollegen im Urlaub.

Bei der persönlichen Verkündung ist insbesondere der Redestil von großer Bedeutung. Verantwortliche sollten auf einen alltagsnahen und natürlichen Wortlaut achten und mit der Ansprache auf ein persönliches Niveau mit dem Team kommen. Dabei ist es wichtig, die eigenen Emotionen einfließen zu lassen, um authentische Anteilnahme zu zeigen.

Persönliche Gespräche anbieten

Ein persönliches Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter bringt den Vorteil, dass Teammitglieder die authentische Anteilnahme ihres Vorgesetzten erleben. Das stärkt das Vertrauen langfristig. Im Gespräch sollten leere Floskeln wie “Das Leben geht weiter.” oder “Alles wird wieder gut.” vermieden werden.

Das Gespräch gibt Betroffenen die Möglichkeit, ihre Emotionen auszudrücken. Außerdem dient es der Klärung von Fragen und Bedürfnissen. Das reicht von den wichtigsten Aufgaben des Verstorbenen oder Trauernden bis zu dem Umgang mit der Trauer und den damit verbundenen Wünschen. Führungskräfte haben in diesem Gespräch vor allem die Aufgabe, ein offenes Ohr anzubieten und Sicherheit zu geben.

Ein weiteres Thema ist der gewünschte Umgang mit einem Todesfall im Team. Einige wünschen sich eine Möglichkeit zum Gedenken, etwa am Platz des Verstorbenen oder im Rahmen einer Gedenkfeier. Durch die offene Kommunikation können Führungskräfte diese Bedürfnisse erfüllen.

Einzelgespräche bieten sich für emotional besonders belastete Mitarbeiter an oder Kollegen, die ein sehr enges Verhältnis zum Verstorbenen hatten. Doch auch zur Vorbeugung von Konflikten oder zur Verteilung der Aufgaben ist es sinnvoll sowie auch zum Besprechen von vertraulichen Informationen.

Traueranzeige verfassen

Eine Traueranzeige ist in großen Unternehmen eine Möglichkeit, der gesamten Belegschaft respektvoll die Nachricht zu übermitteln. Diese kann über E-Mail oder beispielsweise in Formenzeitschriften verbreitet werden. Eine weitere Möglichkeit sind Aushänge im Gebäude.

Wichtiger als die Art des Mediums ist die authentische Betroffenheit. Dabei muss ein Kompromiss auf der Spanne zwischen familiären Trauerbekundungen und förmlichen, gestelzten Formulierungen gefunden werden. Die Mitte zu finden ist nicht einfach. Man sollte im Hinterkopf behalten, dass die Interpretation der Traueranzeige immer beim Lesenden liegt. Die gleiche Nachricht kann je nach Einstellung positiv oder negativ aufgenommen werden.

Trauerfall im Team – Arbeitsabläufe klären

Stirbt ein Mitarbeiter oder fällt ein Teammitglied aufgrund eines Trauerfalls, dürfen nach der emotionalen Reaktion auch organisatorische Aufgaben nicht vergessen werden. Neben den kurzfristigen, akuten Dingen muss der Vorgesetzte Verantwortlichkeiten klären und neue Ansprechpartner bestimmen. Weiterhin sollten andere Teammitglieder die Aufgaben des Verstorbenen übernehmen oder die Firma stellt einen neuen Mitarbeiter ein.

Ein Todesfall kann je nach Position der Person im Unternehmen dadurch zu Veränderungen in der Teamstruktur führen. Die Führungskraft muss diesen Prozess bestmöglich steuern und Unsicherheiten vermeiden.

Trauervertretung bestimmen

Trauerfälle im Umfeld eines Mitarbeiters setzen seine Belastbarkeit deutlich herunter. Dennoch müssen Fristen eingehalten und Projekte erledigt werden. Für solche Fälle können Trauervertretungen helfen. Sie funktionieren ähnlich wie die Urlaubsvertretung. Kollegen übernehmen dann kurzfristig alle oder einen Teil der Aufgaben des Trauenden. Idealerweise ist die Vertretung bereits in die Aufgaben eingearbeitet und hat genügend Kapazitäten für die zusätzliche Arbeitsbelastung.

Aufgaben umverteilen

Je nachdem, wie wichtig bestimmte Aufgaben sind, sollten sie zeitnah nach dem Trauerfall geregelt werden. Es ist wichtig, sie nicht auf unbestimmte Zeit aufzuschieben, denn somit wächst der spätere Druck auf das Team, diese rechtzeitig zu erledigen. Daraus resultiert eine höhere psychische Belastung. Nach einer angemessenen Zeit, etwa eine Woche, sollten Führungskräfte und Vorgesetzte das Thema offen, konsequent und transparent angehen, dabei jedoch die emotionale Belastung der Mitarbeiter nicht außer Acht lassen.

Trauerfall im Team – Gemeinsam Abschied nehmen

Jeder trauert anders. Einige gehen offen mit ihren Gefühlen um, andere zeigen nach außen keine Betroffenheit. Diese Individualität muss respektiert werden. Gleichzeitig haben Teams dadurch unterschiedliche Ansprüche an einen gemeinsamen Abschied. Wichtig ist, dass jeder die Möglichkeit erhält, auf seine Art und Weise zu trauern.

Trauer verläuft jedoch nicht linear, sondern kommt in Wellen. So kann es sein, dass auch nach Monaten des Todes Mitarbeiter von ihren Emotionen übermannt werden. Ein respektvoller und verständnisvoller Umgang seitens der Kollegen und Vorgesetzten mit diesen Situationen ist essentiell.

Kondolenzbuch einrichten

Ein Kondolenzbuch ist eine Variante des Abschieds. Darin können Kollegen persönliche Worte festhalten, etwa Trauersprüche, kurze Gedichte oder Abschiedsworte. Betroffene haben hierüber die Möglichkeit, ihre ehrlichen Emotionen zu offenbaren und persönliche Gedanken niederzuschreiben.

Interne Trauerfeier organisieren

Neben der Trauerfeier der Familie kann auch das Unternehmen intern Abschied nehmen. Auf Wunsch des Teams können Firmen beispielsweise eine interne Trauerfeier organisieren. Das ermöglicht einen würdevollen und privaten Rahmen zum Abschied nehmen.

Kollegen des Verstorbenen haben hier die Möglichkeit, die Feier individuell und kreativ zu gestalten, etwa mit gemeinsamen Anekdoten oder Fotos. Auch Rituale wie das gemeinsame Anzünden von Kerzen oder das Spielen der Lieblingsmusik helfen beim Trauern. Die Gemeinschaft gibt in der schweren Zeit Halt und Unterstützung im Team.

Trauerfall im Team – Trauer Raum geben

Trifft ein Todesfall das Unternehmen plötzlich, sollte überlegt werden, die Termine der Woche abzusagen. Das schafft Raum für ausreichende Trauerarbeit und hilft, eine positive Unternehmenskultur aufzubauen.

Ausnahmezustand zulassen

Ein Todesfall ist immer ein Ausnahmezustand. Das wichtigste, was Vorgesetzte ihrem Team geben können, ist Zeit. Der weitere Ablauf des Tagesgeschäfts wie üblich ist in den meisten Fällen unvorstellbar, nicht nur aufgrund der persönlichen Betroffenheit. Viel mehr empfinden Mitarbeiter das weitere Arbeiten als ehrlos und untreu gegenüber dem Verstorbenen. Forcieren Arbeitgeber in diesem Fall das Geschäftliche, untergraben sie die Bindung zu ihren Mitarbeitern enorm.

Unternehmen können weiterhin bezahlten oder unbezahlten Sonderurlaub sowie die Trauerkarenzzeit genehmigen. Auch eine Anpassung der Arbeitszeiten sowie Home Office können helfen.

Hilfsangebote machen

Trauerbegleiter können Unternehmen und Angestellte in dieser Phase unterstützen. Sie klären gemeinsam mit den Verantwortlichen, wer welche Hilfe benötigt und was organisiert werden muss. Sie bieten außerdem Einzelgespräche zur Verarbeitung des Geschehenen an.

Weitere Möglichkeiten zur Hilfe sind psychologische Gespräche oder Seelsorger. Auch Selbsthilfegruppen, betriebliche Ansprechpartner und aufrichtiges Interesse an den Beschäftigen helfen im Umgang mit der Situation. Wichtig ist, dass sich Betroffene gesehen, gehört und akzeptiert fühlen.