Ein Kündigungsgespräch zu führen gehört zu den herausforderndsten Aufgaben im Berufsalltag einer Führungskraft. Es erfordert nicht nur rechtliche und organisatorische Vorbereitung, sondern auch ein hohes Maß an Empathie, Klarheit und Kommunikationsstärke. Ziel ist es, die Trennung professionell, respektvoll und transparent zu gestalten.
In diesem Artikel werden hilfreiche und wichtige Tipps erläutert, die beim Führen des Gesprächs helfen sollen.
Kündigungsgespräch – Definition
Ein Kündigungsgespräch ist ein formelles Gespräch zwischen einer Führungskraft und einem oder einer Mitarbeitenden, in dem die Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch das Unternehmen offiziell mitgeteilt und erläutert wird. Es stellt den Abschluss eines oft längeren Entscheidungsprozesses dar, bei dem rechtliche, betriebliche und persönliche Aspekte sorgfältig abgewogen wurden.
Wer führt das Kündigungsgespräch?
Das Kündigungsgespräch sollte die Führungskraft selbst führen. Sie ist die Person, zu der der Mitarbeiter die engste berufliche Beziehung hat. Außerdem kann sie die Entscheidung in einen Kontext setzten. Da die Führungskraft Verantwortung für das Team trägt, sollte sie die Konsequenzen auch intern kommunizieren.
Auf das alleinige Gespräch durch die Führungskraft sollte aber verzichtet werden. Es kann sich als durchaus sinnvoll herausstellen, dieses Gespräch zusammen mit einem Mitarbeiter der Personalabteilung zu führen, bei der die erste Wahl oft auf den HR-Manager fällt, denn die Personalabteilung sorgt für eine gewisse rechtliche und formale Absicherung. Sie kann aufkommende Fragen zur Kündigungsfrist, Abwicklung, Abfindung und einem Arbeitszeugnis kompetent beantworten. Zusätzlich dient sie als neutrale, professionelle Instanz, was die Fairness des Gesprächs stärkt.
Warum sind gut vorbereitete Kündigungsgespräche wichtig?
Gut vorbereitete Kündigungsgespräche sind wichtig, um die Würde und das Vertrauen der betroffenen Person zu wahren und unnötige Konflikte zu vermeiden. Außerdem schützt eine strukturierte Vorbereitung das Unternehmen vor rechtlichen Risiken und sorgt für einen professionellen Ablauf des Trennungsprozesses.
Kündigungsgespräch – Vorbereiten
Ein wichtiger Schritt vor dem Führen des Gesprächs ist die Vorbereitung. Um mögliche Rückfragen beantworten zu können und sich selbst rechtlich abzusichern, sollte man eine ausführliche Vorbereitung vornehmen.
Kündigungsgründe rechtlich klären
Die Kündigung muss dem Mitarbeiter rechtlich erklärt werden. Deshalb sollte sich die Führungskraft im Vorhinein darüber informieren, aus welchem Anlass die Kündigung stattfindet und wie diese rechtlich gesichert ist. Des weiteren sollte die Rechtsabteilung oder Anwälte darüber informiert werden, damit diese die Kündigung aus juristischer Sicht prüfen kann/können.
Zeitpunkt und Ort finden
Das Kündigungsgespräch sollte am Anfang der Woche stattfinden, damit der Mitarbeiter Zeit hat, die Kündigung im Laufe der Arbeitswoche nachzubereiten und zu verarbeiten. Im Laufe der Woche kann er so auch mögliche Rückfragen stellen.
Der richtige Ort für das Gespräch ist optimalerweise ein diskreter Raum, in dem die Führungskraft das Gespräch in Ruhe und ohne Störungen durchführen kann. Andere Mitarbeiter sollen von dem Gespräch nichts mitbekommen; also sollte man darauf achten, dass die Wände des Raums nicht zu dünn sind und er abgeschottet genug liegt.
Unterlagen vorbereiten
Für das Kündigungsgespräch sind diverse Unterlagen von besonderer Bedeutung und die Führungskraft sollte sicherstellen, diese vorbereitet und mitgebracht zu haben.
Das Kündigungsschreiben soll schriftlich und unterschrieben vorliegen. Es sollte formal korrekt sein und mit Datum, Frist sowie Ansprechpartner versehen sein. Es bietet sich an, mehrere Ausfertigungen für Arbeitnehmer als auch die Personalakte anzufertigen. Ein Blick in den Arbeitsvertrag verrät die Kündigungsbedingungen und gibt Aufschluss über mögliche Zusatzvereinbarungen.
Wichtig können auch eventuelle Nachweise für den Kündigungsgrund sein. Zu solchen können frühere Abmahnungen, Gesprächsprotokolle und Leistungsnachweise gehören. Die Führungskraft kann sich auch im Vorhinein Information über Resturlaub, Überstunden, Freistellung und ein Arbeitszeugnis einholen. Auch über eine eventuell dem Mitarbeiter zustehende Abfindung sollte sich der Gesprächsführende vorher informieren.
Für das Gespräch selbst bietet es sich an, wenn man sich vorher eine Checkliste mit Dingen erstellt, die man ansprechen möchte. Außerdem kann sich die Führungskraft selbst Gedanken über mögliche Reaktionen und Rückfragen des gekündigten Mitarbeiters machen und sich Antworten auf diese zurechtlegen.
Formulierungen vorbereiten
Das Vorbereiten von Formulierungen für ein Kündigungsgespräch ist ein zentraler Bestandteil der Gesprächsplanung. Vor allem, wenn man auf schwierige Reaktionen professionell, klar und respektvoll reagieren möchte. Auf typische Floskeln sollte man hingegen verzichten.
Kündigung oder Freistellung – Unterschiede
Die Begriffe Kündigung und Freistellung werden häufig als Synonyme bezeichnet, bedeuten aber recht unterschiedliche Dinge und haben auch andere Dinge zur Folge. Außerdem gelten auch rechtliche Unterschiede. Diese Unterschiede sind auch wichtig für das Kündigungsgespräch. Die Führungskraft sollte sich klar sein, in welchem Verhältnis Arbeitgeber und Arbeitnehmer auseinandergehen.
Bei einer Kündigung wird das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beendet. Es gelten dabei diverse Fristen, die eingehalten werden müssen und sie muss schriftlich erfolgen. Mit der Kündigung endet das Arbeitsverhältnis endgültig und dauerhaft.
Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer von der Pflicht, seine Arbeitsleistung zu bringen, entbindet, aber dennoch ein Arbeitsverhältnis bestehen bleibt, nennt man das Freistellung. Je nach Art der Freistellung wird der Arbeitnehmer auch noch weiter bezahlt. Sie kann unwiderruflich, also bis an das Ende des Arbeitsvertrags, oder widerruflich erfolgen.
Da bei Kündigungen häufig die Frist zu beachten ist, stellen einige Arbeitgeber den Mitarbeiter frei bis der Vertrag endet.
Kündigungsgespräch – Ablauf
Ein Kündigungsgespräch folgt meist einem klar strukturierten Ablauf. Ziel ist es, die Kündigung klar, professionell und respektvoll zu übermitteln.
Kündigung aussprechen
Das Gespräch sollte ohne Small-Talk und direkt mit dem Aussprechen der Kündigung erfolgen. Die Erklärung der Kündigung sollte die Führungskraft klar und unmissverständlich formulieren. Hier kann man vor allem Fakten anführen. Als nächstes sollte das Kündigungsschreiben in schriftlicher Form überreicht werden. Weitere Informationen kann die Führungskraft im Anschluss sachlich darlegen.
Reaktion auffangen
Reaktionen des Mitarbeiters wie Wut oder Trauer sind normal und der Arbeitgeber sollte sie zulassen. Dabei kann er empathisch sein und dennoch sachlich bleiben. Es kann allerdings nicht über die Kündigung verhandelt werden, denn die Entscheidung steht fest. Auch auf Kompromisse kann die Führungskraft nicht eingehen.
Hilfe anbieten
Man kann den gekündigten Mitarbeiter nicht zwingen, das Gespräch fortzusetzen, dennoch können auch Folgegespräche angeboten werden. Die Führungskraft kann auch auf die Personalabteilung verweisen. Sollten sich bei dem Mitarbeiter noch Fragen ergeben, kann ihm gezeigt werden, an welche Personen er sich wenden kann.
Vorgehen abstimmen
Nach dem Kündigungsgespräch ist es wichtig, das weitere Vorgehen transparent mit dem Mitarbeitenden abzustimmen. Dazu gehören klare Informationen über die Kündigungsfrist, den letzten Arbeitstag sowie eine eventuelle Freistellung. Auch die Regelung von Resturlaub und Überstunden sollte angesprochen werden. Der Mitarbeitende sollte wissen, wann er mit dem Arbeitszeugnis rechnen kann und bis wann Firmeneigentum wie Schlüssel sowie Unterlagen zurückgegeben werden muss.
Schließlich sollte das Gespräch intern dokumentiert und die organisatorischen Schritte sauber abgeschlossen werden. Eine kurze schriftliche Zusammenfassung an den Mitarbeitenden hilft, Missverständnisse zu vermeiden und schafft Verbindlichkeit.
Kündigungsgespräch – 8 wichtige Tipps
- Gut vorbereiten: Kenntnis über Kündigungsgrund, Fristen, Dokumente und rechtliche Rahmenbedingungen sind enorm wichtig. Nur gut vorbereitete Führungskräfte können sicher und souverän auftreten.
- Störungen meiden: Das Gespräch sollte diskret und ohne Störungen stattfinden. Ein Großraumbüro ist kein geeigneter Raum für einen solchen Anlass. Es sollte auch keine Eile das Gespräch stören. Die Führungskraft kann sich Zeit lassen und so für Ruhe sorgen.
- Klar sprechen: Schon früh im Gespräch sollte die Führungskraft deutlich darstellen, dass die Entscheidung feststeht. Verhandlungen dürfen nicht zugelassen werden.
- Emotionen zulassen: Die Führungskraft kann durchaus Raum für emotionale Reaktionen geben. Wut und Trauer sind relativ normale Reaktionen nach einer solchen Nachricht. Dennoch sollten diese die Struktur des Gespräches nicht stören oder verändern.
- Pausen zulassen: Dem Mitarbeitenden kann die Führungskraft den nötigen Raum und die Zeit geben, nachzudenken oder Fragen zu stellen. Stille ist okay.
- Gespräch dokumentieren: Für die Personalabteilung oder die Akte sollte der Gesprächsverlauf dokumentiert werden. Die Formulierung sollte dabei sachlich erfolgen.
- Begleitung einer zweiten Person: Gerade bei schwierigen Fällen oder möglichen Konflikten kann es sich als sinnvoll erweisen, eine zweite neutrale Person dabei zu haben, zum Beispiel jemanden aus der Personalabteilung. Dennoch sollte die Führungskraft eindeutig das Gespräch führen.
- Mit anderen Mitarbeitern besprechen: Dass andere Mitarbeitende früher oder später die Kündigung mitbekommen, lässt sich im Normalfall nicht vermeiden. Deshalb kann die Führungskraft dies auch mit ihnen besprechen. Denn es kann unter dem ein oder anderen Mitarbeiter der Eindruck entstehen, er könne der Nächste sein.
Kündigungsgespräch – Führungspersonal schulen
Um bei Kündigungen einen besseren Ablauf zu gewährleisten, kann der Arbeitgeber sein Führungspersonal schulen. In diesen Fortbildungen werden zum Beispiel rechtliche Rahmenbedingungen erläutert und Kommunikation trainiert. Es ist auch aus interner Sicht wichtig, im Vorhinein zu klären, wer in Fällen von Kündigungsgesprächen welche Rolle übernehmen soll.
Ein professionelles Kündigungsgespräch ist keine Selbstverständlichkeit, denn es erfordert Vorbereitung, Wissen und Einfühlungsvermögen. Schulungen helfen Führungskräften, diesen Prozess respektvoll, klar und rechtssicher zu gestalten, was im Interesse aller Beteiligten sein sollte.
- Kündigungsgespräch, https://www.weka.ch/... (Abrufdatum: 18.07.2025)
- Respektvoll kündigen, https://www.sgd.de/... (Abrufdatum: 18.07.2025)
