Dienstplan kurzfristig ändern: Das ist erlaubt

Kurzfristige Anpassungen des Dienstplans sind in vielen Krankenhäusern und Kliniken unvermeidbar, insbesondere bei unvorhergesehenen Personalengpässen. Für Arbeitgeber stellt sich dabei die Frage, in welchem Umfang solche Änderungen rechtlich zulässig sind und welche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Umsetzung bestehen.

Dieser Beitrag erläutert die rechtlichen Rahmenbedingungen, zeigt Handlungsspielräume auf und bietet Orientierung für die Gestaltung kurzfristiger Dienstplanänderungen.

Dienstplan kurzfristig ändern – Was ist das?

Den Dienstplan kurzfristig zu ändern bedeutet, dass der Arbeitgeber den bereits veröffentlichten oder vereinbarten Arbeitsplan sehr kurzfristig und mit wenig Vorlaufzeit abändert. Das kann die Arbeitszeiten, den Einsatzort sowie zusätzliche Schichten oder die Streichung von Schichten betreffen. Auch Änderungen der Aufgabenverteilung können davon betroffen sein.

Wenn ein Dienstplan verbindlich ist, bedeutet das, er ist für beide Seiten verpflichtend, sobald er veröffentlicht oder im Betrieb üblich bekanntgegeben wurde. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich dann an die festgelegten Arbeitszeiten halten.

Dienstplan kurzfristig ändern – Wann es erlaubt ist

Dienstpläne können dennoch in Ausnahmen kurzfristig geändert werden. Diese Ausnahmen gelten allerdings in “Notfällen”, in denen zum Beispiel ein unvorhergesehener Betriebsfall eintritt, der eine Änderung rechtfertigt. Wenn im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung vereinbart ist, dass Änderungen möglich sind, dann sind kurzfristige Anpassungen eher zulässig.

Der Arbeitgeber darf Arbeitszeit und Einsatzort gemäß Weisungsrecht bestimmen, muss dabei aber die Interessen beider Seiten angemessen abwägen. Die Änderungen dürfen das Privat- und Familienleben der Beschäftigten aber nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen.

Eine Ausnahme, in der die kurzfristige Änderung des Dienstplans in der Regel erlaubt ist, ist der plötzliche Krankheitsfall im Team. Die Änderung muss jedoch verhältnismäßig sein. Der Arbeitgeber muss prüfen, ob mildere Mittel möglich sind, indem er Freiwillige fragt oder Überstunden abbauen lässt. Auch der Einsatz sogenannter Springer kann abgewogen werden.

Wenn ein Mitarbeiter sehr kurzfristig kündigt oder fristlos aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, entsteht für den Arbeitgeber ein unerwarteter Personalengpass. Dieser gilt meist als unvorhergesehenes Ereignis, das eine kurzfristige Anpassung des Dienstplans grundsätzlich rechtfertigt. Die Voraussetzung dafür ist aber grundsätzlich, dass es sich um eine Ausnahmesituation und nicht um ein dauerhaft strukturelles Personalmangelproblem handelt.

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Das ist für Arbeitgeber verboten

Eindeutig verboten sind kurzfristige Änderungen ohne dringenden betrieblichen Grund. Das liegt vor, wenn es sich um keine echte Notlage handelt, also um ein längerfristiges und strukturelles Problem. Die Änderung darf nicht nur der Bequemlichkeit dienen oder Planungsfehler des Arbeitgebers ausgleichen. Die kurzfristigen Änderungen am Dienstplan dürfen kein reguläres Organisationsmittel sein und sollten als Ausnahme behandelt werden.

Der Arbeitgeber darf die Änderungen nicht einseitig und ohne Interessenabwägung durchsetzen. Das Weisungsrecht erlaubt kurzfristige Änderungen nur unter „billigem Ermessen“. Das heißt Änderungen dürfen nicht ohne Abwägung der Arbeitnehmerinteressen und ohne Rücksicht auf Familie, Betreuungspflichten, Wegezeiten oder Ruhezeiten durchgesetzt werden. Auch sollte der Arbeitgeber die Mitarbeitenden durch die Änderungen nicht unverhältnismäßig belasten. Außerdem muss er sie über die Dienstplanänderung so schnell wie möglich informieren.

Arbeitgeber dürfen außerdem die zulässigen Arbeitszeitgrenzen dürfen nicht ignorieren. Die Ruhezeiten sowie die Höchstarbeitszeiten bleiben bei kurzfristigen Änderungen des Dienstplans unberührt. Auch darf er die Mitarbeiter nicht dazu verpflichten, aus ihrem freien Tag oder gar dem Urlaub zu kommen. Das gleiche gilt für eine bereits beendete Schicht, die nicht wieder aufgenommen werden darf.

Vorsichtig sollten Arbeitgeber bei Änderungen entgegen des Tarifvertrags oder Arbeitsvertrags sein, da jede kurzfristige Änderung, die vertragliche Regelungen verletzt, verboten ist.

Wenn der Arbeitgeber ständig Dienstpläne kurzfristig ändert, ohne dass wirkliche Notfälle vorliegen, verstößt er gegen die Pflicht zur vorausschauenden Einsatzplanung und das Prinzip der Planbarkeit für Beschäftigte. Dies kann im Ernstfall als rechtsmissbräuchlich gewertet werden.

Dienstplan kurzfristig ändern – Diese Rechte haben Arbeitnehmer

Der einmal veröffentlichte Dienstplan ist grundsätzlich verbindlich, denn eine Änderung ohne berechtigten Grund darf der Arbeitgeber nicht einseitig vornehmen. Änderungen sind daher nur zulässig, wenn eine betriebliche Notwendigkeit vorliegt und eine Prüfung des sogenannten billigen Ermessens erfolgt. Zum Beispiel kann ein Arbeitnehmer berechtigte Gründe wie Kinderbetreuung oder Arzttermine gegen eine kurzfristige Änderung einwenden. Die Arbeitnehmer haben das Recht einer kurzfristigen Planänderung nicht zustimmen zu müssen, wenn keine unvorhersehbare und unvermeidbare betriebliche Ausnahme vorliegt.

Es gilt außerdem in der Regel eine ungefähre Ankündigungsfrist von mindestens vier Tagen, insbesondere bei Schicht- oder Überstundenänderungen.

Fazit

Sobald der Arbeitgeber die Dienstpläne veröffentlicht, gelten sie und sind für beide Seiten verbindlich. In besonders dringlichen Situationen sind dennoch kurzfristige Änderungen am Dienstplan zulässig. Dies gilt zum Beispiel bei einem plötzlichen Krankheitsfall oder einer kurzfristigen Kündigung im Team. Außerdem muss die Absprache über die Änderung zweiseitig verlaufen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich also zunächst auf die Änderung einigen können. Arbeitnehmer können deshalb nicht gezwungen werden, aus ihrem Frei zur Arbeit zu erscheinen.

Auch das geltende Arbeitsrecht muss bei den Änderungen im Dienstplan beachtet werden. Die gültigen Ruhezeiten zwischen den Diensten darf man dadurch nicht unterschreiten.

Dennoch bleiben im Fall von kurzfristigen Dienstplanänderungen gute Kommunikation, transparente Planung und ein fairer Umgang die beste Lösung des Problems. Dies sichert sowohl die Rechtssicherheit als auch das Vertrauensverhältnis zwischen Angestellten und Arbeitgebern.