Für unsere Kindertageseinrichtung am Carolinencampus suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und verantwortungsbewusste
stellvertretende Kita-Leitung (m/w/d)
mit dem ausschließlichen Tätigkeitsschwerpunkt in der administrativen, organisatorischen und verwaltungstechnischen Unterstützung der Kita-Leitung.
Die Position ist grundsätzlich nicht für den regulären Einsatz im Gruppendienst vorgesehen. Gesucht wird eine strukturierte Fachkraft, die sich insbesondere mit den Anforderungen des Kinderbildungsgesetzes Nordrhein-Westfalen (KiBiz), der Beantragung und Verwaltung von Fördermitteln sowie den administrativen Abläufen einer Kindertageseinrichtung auskennt.
Ihre Aufgaben
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Kita-Leitung
- Übernahme verwaltungstechnischer Aufgaben innerhalb der Kindertageseinrichtung
- Bearbeitung und Pflege aller relevanten Vorgänge im Zusammenhang mit dem KiBiz
- Sicherstellung und Überwachung der KiBiz-relevanten Dokumentation
- Pflege, Prüfung und Aktualisierung von Kinder-, Personal- und Einrichtungsdaten
- Unterstützung bei der Personalbedarfsplanung und der Überwachung der personellen Mindestbesetzung
- Erstellung und Pflege von Personal-, Belegungs- und Stundenübersichten
- Unterstützung bei der Personalverwaltung sowie bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden
- Vorbereitung von Personalunterlagen, Vertragsänderungen, Fehlzeiten- und Urlaubsübersichten
- Bearbeitung und Begleitung von Förderanträgen
- Recherche geeigneter Förderprogramme und Finanzierungsmöglichkeiten
- Beantragung von Fördermitteln und öffentlichen Zuschüssen
- Erstellung und Zusammenstellung der erforderlichen Antragsunterlagen
- Überwachung von Antragsfristen, Bewilligungszeiträumen und Mittelabrufen
- Verwaltung und Nachverfolgung bewilligter Fördermittel
- Vorbereitung und Erstellung von Verwendungsnachweisen
- Zusammenstellung von Belegen, Sachberichten und weiteren Nachweisen für Fördermittelgeber
- Kommunikation mit dem Jugendamt, dem Landesjugendamt, Behörden, Kostenträgern und weiteren externen Stellen
- Unterstützung bei Betriebskostenanträgen, Zuschüssen und sonstigen Refinanzierungsverfahren
- Vorbereitung von Statistiken, Meldungen, Prüfungen und behördlichen Abfragen
- Pflege von Listen, Übersichten, Fristen und digitalen Ablagesystemen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Elternverträgen, Bescheiden und sonstigen Verwaltungsunterlagen
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Verwaltungsprozesse
- Enge Zusammenarbeit mit der Kita-Leitung, der zentralen Verwaltung und der Geschäftsführung
Ihr Profil
- Abgeschlossene pädagogische, kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Verwaltung einer Kindertageseinrichtung oder eines vergleichbaren sozialen Trägers
- Fundierte Kenntnisse des KiBiz und der damit verbundenen Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse
- Erfahrung im Umgang mit KiBiz-relevanten Melde-, Planungs- und Dokumentationsverfahren
- Nachweisbare Erfahrung in der Recherche und Beantragung von Fördermitteln
- Erfahrung bei der Erstellung von Förderanträgen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
- Kenntnisse der Zusammenarbeit mit Jugendämtern, Landesjugendämtern und weiteren öffentlichen Stellen
- Erfahrung im Personal- und Verwaltungswesen ist ausdrücklich erwünscht
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
- Erfahrung mit Kita-Verwaltungssoftware und digitalen Meldeportalen ist von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie ein sicherer Umgang mit Fristen und formalen Anforderungen
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Kinder-, Personal- und Finanzdaten
- Organisationsstärke, Verbindlichkeit und ein professionelles Auftreten
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle Position in Teilzeit
- Einen klaren Tätigkeitsschwerpunkt im administrativen und verwaltungstechnischen Bereich
- Grundsätzlich keinen regulären Einsatz im Gruppendienst
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung
- Enge Zusammenarbeit mit der Kita-Leitung, der zentralen Verwaltung und der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege
- Raum für Eigeninitiative und die Weiterentwicklung interner Prozesse
- Eine strukturierte Einarbeitung
- Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
- Ein engagiertes und kollegiales Arbeitsumfeld
- Einen modernen Arbeitsplatz am Carolinencampus in Bochum
Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen sowie einer kurzen Darstellung Ihrer bisherigen Erfahrungen in den Bereichen KiBiz, Kita-Verwaltung und Fördermittelmanagement.
Bitte geben Sie außerdem Ihren möglichen Eintrittstermin und Ihre gewünschte Wochenarbeitszeit an.
Arbeitsort: Vor Ort
