Personell Assistent (Office Management) (m/w/d) – Internationales Management & Administration
Standort: Bochum, Deutschland
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Berichtet an: Executive Assistant Spain & SE Travel Manager
Anstellungsart: Vollzeit, unbefristet
Über uns:
Unter der Marke UCI und UCI Luxe betreiben wir 21 moderne Multiplex-Kinos in Deutschland. Odeon Cinemas Group & UCI sind eines der größten Kinokette Europas, wir bieten 11.000 Leinwänden Weltweit als Teil von AMC Entertainment Holding. Bei uns stehen Menschen im Mittelpunkt und wir vernetzen und fördern unterschiedlichste Talente. Unseren Gästen möchten wir ein inspirierendes und unvergessliches Unterhaltungserlebnis bieten.
Jobbeschreibung:
Zur Verstärkung unseres Support Offices suchen wir einen erfahrenen Personell Assistent (Office Management) (m/w/d), der/die das Rückgrat unseres Tagesgeschäfts bildet und die Geschäftsführung, HR in Deutschland, sowie das Senior Management Team (SMT) in einem internationalen Kontext professionell unterstützt.
Deine Aufgaben:
Administrative und organisatorische Unterstützung
- Eigenverantwortliche und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung sowie der Personalabteilung im operativen Tagesgeschäft
- Unterstützung beim Onboarding für Mitarbeiter des Support Office
- Übernahme klassischer Sekretariatsaufgaben inkl. Kalenderführung, E-Mail-Management, Posteingang, sowie Postausgang, Versand von Paketen, Reiseabrechnungen, Fristenkontrolle und Dokumentenmanagement
- Pflege des Zeiterfassungssystem des Support Office Kontrolle auf Vollständigkeit sowie Korrektheit in Zusammenarbeit mit HR
- Stellvertretungsregelungen innerhalb des Support Office gewährleisten
Korrespondenz und Kommunikation
- Eigenständige Bearbeitung und Koordination der gesamten internen und externen Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
- Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, internen Abteilungen sowie internationalen Partnern und Dienstleistern
- Erstellung, Bearbeitung und Versand von professionellen Geschäftsdokumenten
Sprachliche Unterstützung und Übersetzungen
- Übersetzungen von internen Mitteilungen, Protokollen, Präsentationen und geschäftlicher Korrespondenz (DE/EN)
- Sicherstellung sprachlicher Qualität und Kohärenz in allen offiziellen Kommunikationskanälen
Präsentationen, Berichte und Protokolle
- Aufbereitung und Erstellung von aussagekräftigen Präsentationen,
- Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Meeting- und Terminmanagement
- Planung, Organisation und Koordination interner und externer Besprechungen
- Verantwortung für Vor- und Nachbereitung: Agenda Erstellung, Teilnehmerkoordination, Raumorganisation, Unterlagenmanagement
- Unterstützung der Mitarbeitenden im Support Office in der effizienten Terminsteuerung
Travel- & Eventmanagement
- Eigenständige Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen (national und international) inkl. Buchung, Visa, Unterkünften und Transfers für Führungskräfte, Mitarbeitende und Betriebsräte
- Planung, Organisation und Durchführung von internen sowie externen Firmenevents – auch international
- Auswahl und Verhandlung mit Event-Locations, Dienstleistern, Caterern, Technikfirmen und weiteren Partnern
- Kostenkontrolle und Erfolgsauswertung von Veranstaltungen
Office Management & Facility Services
- Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft des Büros
- Steuerung externer Dienstleister (z. B. Reinigungsfirmen, Technikpartner, Lieferanten)
- Verwaltung von Bürobedarf, Infrastruktur und Instandhaltungen
Fuhrparkmanagement
- Unterstützung bei der Verwaltung der Firmenfahrzeuge, inkl. Koordination von Wartung, Zulassung, Versicherung und Leasingverträgen
Managementunterstützung
- Unterstützung des Senior Management Team Südeuropa (SMT)
- Eigenständige Übernahme von Sonderprojekten und Ad-hoc-Aufgaben
- Berichtslinie an die Personal Assistant des Managing Director Südeuropa (PA MD Südeuropa)
Dein Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld
- Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insb. Outlook, Word, PowerPoint, Excel), Kenntnisse in Buchungstools und ERP-Systemen von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Eigeninitiative
- Verbindliches, professionelles Auftreten mit hoher Serviceorientierung
- Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
- Erfahrung im Eventmanagement und/oder Travelmanagement wünschenswert
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit auch bei hoher Arbeitsintensität
Das bieten wir
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit großem Gestaltungsspielraum
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten, sowie Trainings Plattformen etc.
- ESP Employee Assistant Programm
- Bike Leasing
- Viel Spaß im Team in einer lockeren internationalen Arbeitsatmosphäre
- Monatliche Freikarten – Lade Familie und Freunde zu einem Kinoabend ein
- Exklusive Vorpremieren für UCI-Teammitglieder im Blockbusterstil
- Rabatte für knackiges Popcorn und erfrischende Getränke im Kino
- Frisches Obst, große Auswahl an Getränken und Essensgutscheine
- Firmenevents, Teambuildings
- und vieles mehr....
Klingt nach Ihrem nächsten Karriereschritt?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung inkl. Lebenslauf, Zeugnissen, Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin
