In der Zentralabteilung des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen ist zum 1. Oktober 2025 die Stelle einer Vorzimmerkraft (w/m/d) unbefristet zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt grundsätzlich außertariflich in Entgeltgruppe 8/9a TV-H.
Das Land Hessen ist der größte Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes in Hessen. Wir sind eine moderne, bürgernahe und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung. Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen ist die oberste Schulaufsichtsbehörde und übernimmt zentrale Planungs- und Steuerungsaufgaben in der Bildungspolitik wie beispielsweise die Bildungsplanung, die Entwicklung von Kerncurricula, die Lehrerstellenzuweisung und die Konzeption der Lehreraus- und
-fortbildung. Ziel der Arbeit im Ministerium sowie der nachgeordneten Dienststellen ist es, die Schul- und Unterrichtsqualität an allen Schulen in Hessen zu fördern. Informationen über das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen finden Sie auf unserer Homepage: https://kultus.hessen.de.
Der Aufgabenbereich des Vorzimmers umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:
- Terminvereinbarung und -pflege für die Zentralabteilungsleitung
- Führung und Überwachung des Wiedervorlagensystems, hierbei insbesondere Nachfragen an die Fachreferate und Fachabteilungen
- Zusammenstellung und Vorlage der Terminunterlagen
- telefonische und schriftliche Korrespondenz
- Aktenführung und Erstellung der Wiedervorlagen im elektronischen Aktenführungssystem DOMEA
- Organisation von Dienstreisen und von Sitzungen sowie Empfang von Gästen
- Ausstellung von Dienstausweisen
- Qualitätsmanagement aller Vorgänge die Abteilung betreffend
- Mitarbeit bei der Zeiterfassung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums mittels des Zeiterfassungssystems AIDA (u.a. Führen und Verwalten der Urlaubskonten einschl. der Urlaubsberechnung, Bearbeitung der Krankenvorgänge, Dienstbefreiungen) sowie bei den Eintragungen im Zeiterfassungssystem für die Abteilung (Urlaub, Dienstreisen etc.)
- Sonderaufträge
Dies wird vorausgesetzt:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter, Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbarer einschlägiger Ausbildungsabschluss
Darüber hinaus sollten Sie folgende Anforderungen erfüllen:
- Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer, Vorstandsassistenz, Büromanagement oder in vergleichbaren Bereichen
- Sicherheit in der Rechtschreibung und Zeichensetzung
- aktuelle IT-Anwenderkenntnisse: Microsoft Office Programme, Domea sowie möglichst SAP-Kenntnisse
Was wir besonders an überfachlichen Kompetenzen von Ihnen erwarten:
- sorgfältige, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Engagement, Belastbarkeit und Flexibilität einschließlich der Bereitschaft zur Leistung von Überstunden im Bedarfsfall
- hohe Planungs- und Organisationsfähigkeit
- Verantwortungsbewusstsein
- ausgeprägte Teamfähigkeit
- kompetentes und professionelles Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen und Externen
- Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
Sie arbeiten im Herzen der Landeshauptstadt Wiesbaden und des Rhein-Main-Gebiets und profitieren von den Leistungen, die das Land Hessen seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewährt. Dazu gehören neben einer amtsangemessenen Besoldung/Vergütung unter anderem das Landesticket Hessen. Mit diesem haben Sie nicht nur freie Fahrt im öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV). Es beinhaltet auch die Möglichkeit von montags bis freitags ab 19:00 Uhr und am Wochenende sowie an Feiertagen ganztags einen Erwachsenen und alle zum Haushalt gehörenden Kinder bis 14 Jahre kostenfrei mitzunehmen. Weiter bietet das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen Maßnahmen zur Gesundheitsförderung (z.B. mögliche Mitgliedschaft bei unserem Wellbeing-Partner Wellhub) an.
Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen trägt das Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen. Wir bieten Ihnen ein anspruchsvolles Betätigungsfeld und sehr gute Entwicklungsmöglichkeiten im Dienst des Landes Hessen.
Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Das Land Hessen fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, würden wir uns über Ihre Bewerbung freuen. Bitte bewerben Sie sich über das Bewerber-/Karriereportal des Landes Hessen. Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schwerbehindertenausweis etc.) laden Sie bitte innerhalb des Bewerbungsvorgangs dort hoch.
Eventuelle Rückfragen richten Sie bitte an folgende Kontaktpersonen:
- Herrn Petry, Abteilungsleitung Z (Tel. 0611-368 2500): Fachfragen (Aufgaben, Qualifikation etc.)
- Frau Schön, Referat Z.1.2 (Tel. 0611-368 2104): Verfahrensfragen
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von § 23 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 Satz 2 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG) zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
