Darauf können Sie sich freuen

Auf eine Schlüsselposition in der zentralen Verwaltung der Pfeifferschen Stiftungen mit Gestaltungsspielraum für zukünftige Prozesse. Und außerdem:

• eine Kultur, die Willkommen heißt und Anerkennung lebt
• ein spannendes Umfeld in einem wachsenden Bereich
• eine attraktive Tarif-Vergütung gemäß der Arbeitsvertragsrichtlinien der Diakonie Mitteldeutschland (AVR EKM )
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Kinderzuschlag für kindergeldberechtigte Eltern und zeitlich befristeter Krankengeldzuschuss
• 31 Tage Erholungsurlaub
• Zugang zu internen und externen Fort- und Weiterbildungsangeboten
• Angebote der Betrieblichen Gesundheitsförderung
• Kostenfreie betriebliche Krankenversicherung: Jährlich 300 € zur freien Verfügung (z. B. für Brille, Zahnbehandlung, Heilpraktiker) inklusive Facharzt-Terminservice und Videosprechstunde (nach 1 Jahr Betriebszugehörigkeit)
• Mitarbeiterparkplatz zu vergünstigten Konditionen

Hier bringen Sie sich ein

Sie sind das administrative Bindeglied zwischen unseren Einrichtungen, Mietern und Nutzern sowie den internen und externen Dienstleistern. Ihr Fokus liegt auf der sicheren Verwaltung von Verträgen, der Kostenkontrolle, Dokumentation und der Prozessoptimierung für das gesamte Team InfraTech (IT, Hausmeister, operative Technik, Netztechnik).

• Vertragsmanagement: Zentrale Verwaltung, Überwachung und Aktualisierung aller Dienstleisterverträge (Handwerker, Wartungsdienste, IT-Dienstleister, Sicherheitsdienste). Sie prüfen Laufzeiten, Kündigungsfristen und Konditionen.
• Auftragsverwaltung und Einkauf: Vorbereitung von Ausschreibungen, Vergleich von Angeboten und Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen zur Sicherstellung kosteneffizienter Lösungen.
• Rechnungsprüfung: Kontrolle und Freigabe von Eingangsrechnungen im Hinblick auf vertragliche Vereinbarungen und Budgetvorgaben.
• Schnittstellenfunktion: Enge Zusammenarbeit mit den operativen Teams (Hausmeister, IT, Netztechnik), um administrative Hürden zu beseitigen und Prozesse zu beschleunigen.
• Dokumentation und Reporting: Lückenlose Erfassung aller Vertragsdaten und Erstellung von Berichten für die Bereichsleitung über den Status der Verträge, Kostenentwicklungen und ausstehende Projekte.
• Zentrale Anlaufstelle: Sie sind die erste Ansprechperson für alle Fragen des Teams InfraTech und zukünftiger neuer Bereiche.

Wir wünschen uns von Ihnen

• Beruflicher Hintergrund: Abgeschlossene Berufsausbildung als Immobilienkauffrau/Immobilienkaufmann oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung im Immobilien- oder Facility Management, Vertragsmanagement und/oder Einkauf. Fundierte Kenntnisse im Vertragsrecht (BGB, VOB) sind von Vorteil.
• IT-Affinität: Sichere Anwendung von MS Office (insbesondere Excel) und Erfahrung mit ERP-Systemen oder CAFM-Software.
• Persönlichkeit: Sehr hohe Organisationsfähigkeit, strukturiertes und präzises Arbeiten sowie ein ausgeprägtes Zahlenverständnis.
• Soft Skills: Verhandlungsgeschick, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Bewohnern, Mietern und Mitarbeitern sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich zu kommunizieren.
• Mobilität: Ein gültiger Führerschein (Klasse B) ist wünschenswert.