Arbeiten an der Charité

Die Charité wurde erneut zum besten Krankenhaus Deutschlands gewählt, weil unsere Mitarbeitenden jeden Tag einen hervorragenden Job machen – sowohl in der Krankenversorgung als auch in der Forschung, Lehre und Verwaltung. Patientinnen und Patienten aus aller Welt vertrauen auf die Expertise unseres Kollegiums sowie auf modernste Diagnostik und Behandlungsmethoden.

Weil Sie den Unterschied machen

Beiträge zu Neuerungen in Prävention und Therapie zu leisten – dafür forschen jeden Tag rund 3.700 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in über 1.000 Projekten, Arbeitsgruppen und Kooperationen. Im Vordergrund steht das Zusammenwirken von experimenteller, grundlagenorientierter und anwendungsorientierter, patientennaher Forschung. Klinische Studien stellen dabei ein zentrales Element dar. Das Clinical Trial Office (CTO) der Charité – Universitätsmedizin Berlin betreut Investigator Initiated Trials (IIT) sowie industriegeförderte Studien in denen Arzneimittel, Medizinprodukte sowie diagnostische oder therapeutische Verfahren untersucht werden. Das CTO betreut Studien einschließlich Phase I-IV im gesamten Spektrum der medizinischen Indikationen. Zur Unterstützung und Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Leitungs- und Teamassistenz.

Die Stelle im Überblick

• Unterstützung der CTO-Leitung, insbesondere Terminmanagement
• Durchführung und Unterstützung aller organisatorischen und administrativen Vorgänge des CTO
• zentrale Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern des CTO
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Veranstaltungen einschl. Erstellung von Protokollen
• Erledigung von Korrespondenzen
• Materialbeschaffung und deren Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeiten und Prüfen von Rechnungen sowie deren elektronische Freigabe
• Verwaltung von Postein- und ausgang
• Verwaltung der CTO-internen Hard- und Software
• Unterstützung bei den personellen Belangen (Organisation von Vorstellungsgesprächen, On-/Offboarding, Organigramme, Mitarbeitendenlisten, Anträge für Zugriffsrechte)
• Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten sowie Erstellung von Präsentationen
• Datenpflege und Dokumentenmanagement in internen Systemen und Datenbanken
• Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem (Polypoint PEP)
• Koordination von Maßnahmen und Anfragen z.B. mit der Hausverwaltung der CTO-Räume (Auslösen und Nachhalten von Reparaturaufträgen, etc.)

Danach suchen wir

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
• Idealerweise Berufserfahrung im Gesundheitswesen sowie im (stellvertretenden) Leitungsbereich
• Ausgezeichnete Kenntnisse der MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Access)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksstärke in der deutschen Sprache und keine Angst zum Telefon zu greifen, um Sachverhalte zu klären (Deutschkenntnisse mind. Niveau B2) zwingend erforderlich
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise, hohe Selbstorganisation, Problemlösungsfähigkeit
• Kommunikationsstärke und sehr gutes Organisationstalent
• Motivation und Freude am Umgang mit Menschen
• Affinität zu Zahlen, den Blick für's Detail
• Diskretion, Vertraulichkeit und Professionalität im Umgang mit Daten
• mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung wünschenswert
• SAP-Kenntnisse von Vorteil

Wir erbitten vollständige Bewerbungsunterlagen in deutscher Sprache, anderenfalls können Bewerbungen nicht berücksichtigt werden!

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 -

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Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe 08 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren.
• Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Stunden vorgesehen
• Die Bewerbungsfrist endet am: 25.05.2025
• Kennziffer: 4676

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Leben und Arbeiten in Berlin