Herzlich willkommen am Universitätsklinikum Jena!

Wir sind Thüringens einziges Universitätsklinikum:

Patientenversorgung, Forschung und Lehre gehen hier Hand in Hand. In unseren 32 Kliniken und Polikliniken versorgen wir jährlich mehr als 520.000 Patientinnen und Patienten. Deren Zufriedenheit ist unser Ziel. Dafür arbeiten unsere über 7.000 Mitarbeitenden jeden Tag.

Die Klinik für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie/ Plastische Chirurgie des Universitätsklinikums Jena sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Chefarztsekretärin (w/m/d).

Darauf können Sie zählen:

• zukunftssicherer Arbeitsplatz
• kostenlose Fortbildungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• 30 Urlaubstage
• Gesundheitsangebote
• Sportprogramme
• Familienbüro
• betrieblich unterstützte Kita
• Hilfe bei der Wohnungssuche
• Kantine
• Produktvergünstigungen
• Unternehmensevents

Das sind Ihre Aufgaben:

• Organisation und Management: Organisation des Chefarztsekretariates, zügige Erledigung klassischer Sekretariatsaufgaben, Fristenwahrung, Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Bestellwesen
• Kommunikation: Schnittstelle zwischen Führungskräften und Kollegen, Koordination des Telefonverkehrs, Zusammenarbeit und Kooperation mit den Fachdisziplinen im Haus
• Patientenmanagement: Anfragenbearbeitung, Beschwerdemanagement
• Korrespondenz: Erstellung von Arztbriefen/OP-Berichten, Fachgutachten, Protokollen, Anfragenbeantwortungen oder Stellungnahmen nach Diktat, Bearbeitung Postein-/Postausgang
• Personalwesen und elektronische Arbeitszeiterfassung: Organisation und Vorbereitungen für Personaleinstellungen oder bei Hospitationen, Mithilfe bei der Dienst- und Rotationsplanung der Ärzte
• Schlüsselverantwortung der Klinik

Darauf kommt es uns an:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann (w/m/d) oder vergleichbarer Berufsabschluss bzw. entsprechende Qualifikation
• sicherer Umgang mit der gängigen Büro-Software (MS-Office, SAP-Kenntnisse von Vorteil)
• gute Schreibfähigkeiten (10-Finger-System nach Phonodiktat)
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, hohe Motivation, Organisationstalent, gutes Durchsetzungsvermögen, höfliche Umgangsformen, Diskretion und soziale Kompetenz

Kennziffer: 178/2025

* Befristet für 2 Jahre, eine Entfristung wird angestrebt.

** Die genannte Gehaltsspanne erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der monatlichen Eingruppierung einer Vollzeitbeschäftigten.

Keywords: Chefarztsekretariat, Medizinkorrespondenz, Patientenmanagement

Art der Stelle: Vollzeit, Befristeter Vertrag

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens

Arbeitsort: Vor Ort