Sie organisieren gerne, behalten den Überblick und mögen es, wenn kein Tag ganz wie der andere ist?

Die Klinik Öschelbronn ist ein gemeinnütziges Fachkrankenhaus mit einem integrativen medizinischen Konzept. Wir verbinden moderne Schulmedizin mit anerkannten komplementären Behandlungsmethoden und legen großen Wert auf eine menschliche und ganzheitliche Betreuung unserer Patientinnen und Patienten.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, selbstständige und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die Freude an Organisation hat und sich gerne in unterschiedliche Themen einbringt.

Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d)

in Teilzeit

IHRE AUFGABEN

Sie halten im Sekretariat den Überblick

• Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsführung
• Terminmanagement sowie Organisation von Besprechungen und externen Terminen
• Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz
• Vorbereitung von Besprechungen und Terminen sowie Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Wiedervorlagen und Rückmeldungen

Sie übernehmen eigene organisatorische Themen

• Geschäftsstelle des Klinikvereins: Erfassung und Pflege der Mitgliederdaten, Bearbeitung von Mitgliedsanträgen sowie Organisation der Mitgliederversammlung und des entsprechenden Schriftverkehrs
• Versicherungsmanagement: Pflege und Verwaltung von Versicherungsunterlagen, Bearbeitung und Weiterleitung von Schadensmeldungen sowie Kommunikation und Abstimmung mit Versicherungen und internen Ansprechpartnern
• Patientenfeedback und Beschwerdemanagement: Erfassung, Auswertung und interne Weiterleitung von Patientenfragebögen, Aufnahme, interne Nachverfolgung und Beantwortung von Beschwerden, sowie Betreuung von Bewertungsplattformen
• Organisation und Koordination allgemeiner Büroabläufe, darunter die Pflege der Telefonliste, Bestellung von Büromaterial, Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost sowie die Funktion als zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange der beiden zugehörigen Praxen

Sie unterstützen unser Marketing und unsere Veranstaltungen

• Erstellung und Aktualisierung von Infoschildern, Aushängen und Informationsschreiben
• Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Kommunikationsmaterialien
• Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, beispielsweise Informationsveranstaltungen, Aktionstagen oder internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben rund um Marketingmaßnahmen

DAS BRINGEN SIE MIT

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit
• Organisationstalent und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, unterschiedliche Aufgaben selbstständig zu übernehmen und den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten
• Interesse an Marketing und Veranstaltungen ist von Vorteil

DAS ERWARTET SIE

• Abwechslungsreich statt eintönig: Sie verbinden klassische Sekretariatsaufgaben mit eigenen organisatorischen Themen und unterstützen zusätzlich unser Marketing.
• Direkter Draht zur Geschäftsführung: Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und sind in unterschiedliche Themen und Abläufe der Klinik eingebunden.
• Eigenverantwortung: Sie übernehmen eigene Aufgabenbereiche und können diese zuverlässig und selbstständig gestalten.
• Gestaltungsspielraum: Sie bringen Ihre Ideen ein und helfen dabei, Abläufe und Kommunikation innerhalb der Klinik weiterzuentwickeln.
• Ein sinnstiftendes Umfeld: Sie arbeiten in einem gemeinnützigen Fachkrankenhaus, in dem eine menschliche und ganzheitliche Betreuung unserer Patientinnen und Patienten im Mittelpunkt steht.
• Teilzeit mit Perspektive: Der Stellenumfang wird gemeinsam abgestimmt.
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Eine Vergütung in Anlehnung an den TVÖD
• Attraktive Sozial- und freiwillige Leistungen sowie Fortbildungsangebote

Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen!

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an:
Klinik Öschelbronn gGmbH
Am Eichhof 40, 75223 Niefern-Öschelbronn
E-Mail: bewerbung@klinik-oeschelbronn.de
Tel. 07233 68-0

Für Rückfragen steht Ihnen Maren Schmidt-Fischer unter Telefon 07233 68-301 gerne zur Verfügung.