Personalplanung: Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitsvertretung organisieren
Erste Ansprechpartnerin für das Team in allen administrativen Fragen
Regeln und Abläufe im Team konsequent vertreten und einfordern (z. B. Arzttermine außerhalb der Arbeitszeit, Urlaubsregeln)
Bearbeitung des Praxis-Postfachs und der Korrespondenz
Arbeitszeugnisse und personalbezogene Schreiben
Schriftverkehr mit privaten Krankenversicherungen bei Erstattungsproblemen
Rechnungswesen: Kontokontrolle, Zahlungseingänge, Mahnwesen, BG-Abrechnung, Klärung von Sonderfällen
Haustechnik: Du kümmerst dich – ob Glühbirne oder Handwerker
Bei Bedarf Unterstützung am Empfang
Deine Entwicklung nach der Einarbeitung
Teamleitung Verwaltung und Vertretung der Praxisleitung im Tagesgeschäft
Leitung der Monats- und Quartalsmeetings
Bewerbermanagement und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Marketingprojekte in Abstimmung mit der Praxisleitung und externen Agenturen
KI und Automatisierung: Prozesse digitalisieren, Tools testen, Automationen, perspektivisch eigene KI-Agenten aufsetzen
Das bringst du mit
Eine abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung (z. B. MFA, Kauffrau im Gesundheitswesen, Kauffrau für Büromanagement) oder ein Studium (z. B. BWL, Gesundheits- oder Personalmanagement). Auch Quereinsteiger aus anderen Branchen sind willkommen.
Erste Berufserfahrung in Organisation, Verwaltung oder Teamkoordination
Durchsetzungsstärke: Du setzt Regeln im Team klar und freundlich durch, forderst sie konsequent ein und gehst selbst mit gutem Beispiel voran.
Du arbeitest strukturiert, genau und zahlensicher.
Du übernimmst Verantwortung und wartest nicht auf Anweisungen.
Echtes Interesse an Digitalisierung, KI und Automatisierung, dazu die Bereitschaft, dich darin weiterzubilden
Ein Plus, aber kein Muss
Medizinische Vorkenntnisse oder Erfahrung in einer Arztpraxis/MVZ/Klinik
