Als Leitung einer Pflegeinstitution ist es nicht immer einfach. Manchmal scheint einem dann alles über den Kopf zu wachsen – und das, obwohl man sich so viel Mühe gibt, alle Aufgaben schnellstmöglich zu lösen und zu erledigen. Doch worin kann das liegen? Und wie kann man sich das Arbeitsleben so optimieren und strukturieren, dass man sich im besten Fall nicht so schnell verzettelt? Priorisieren und Delegieren sind hierbei zentrale Schlüsselbegriffe.
Leitungen delegieren häufig nicht
Als Wohnbereichs- oder Stationsleitung muss immer alles reibungslos verlaufen. Manche Leitungen haben aufgrund dessen das Gefühl, alles selbst machen zu müssen – oder möchten es so. Oftmals liegt es auch darin, dass Leitungen ihren Mitarbeitenden nicht zutrauen, bestimmte Aufgaben zu erledigen.
Die Folge daraus: Prozesse entwickeln sich, welche lediglich die Leitungskräfte verstehen, nachvollziehen und lösen können. Die Mitarbeitenden wälzen möglicherweise dann als Folge daraus ebenfalls komplexe oder nervenaufreibende Fälle auf die Leitung ab. Die Konsequenz: Die Leitung verzettelt sich infolge des Berges an Aufgaben, die sich ansammeln.
Aufgabenerfassung und Priorisieren
Insbesondere als Leitung ist man dafür zuständig, Prozesse und Tätigkeiten im Unternehmen selbst in die Hand zu nehmen. Das senkt das Risiko immens, sich zu verzetteln. Lediglich auf Impulse von außen zu reagieren, ist bald ein sogenannter “Getriebener”.
Deswegen ist es wichtig, die Abläufe selbst zu steuern. Dies können Leitungen tun, indem sie zuerst alle Aufgaben auflisten, die fällig werden. Hierbei gilt: wirklich alle Aufgaben, auch wenn sie klein erscheinen. Daraufhin sollte man die Mitarbeitenden zu den Tätigkeiten hinzufügen. Falls trotz des Vorhandenseins eines Teams nur der Name der Leitungskraft auf den Aufgaben versehen ist, muss eine Änderung her.
Danach müssen Prioritäten gesetzt werden. Die aufgeschrieben Aufgaben sollten dann in eine sinnvolle Reihe gebracht werden. Was ist essenziell? Was ist eventuell nicht so relevant? Ganz oben sollten die zentralen Tätigkeiten stehen, weiter unten die weniger wichtigen. Hat man dies erfolgreich umgesetzt, gilt es, mit den Mitarbeitenden zu sprechen.
Umstrukturierung erfordert Zeit
Eine Handlung ist erst dann relevant, wenn sie zielführend ist. Deswegen ist die Festlegung einer Strategie sowie die Führung von den Mitarbeitenden von hoher Bedeutung. Diese Aufgaben sollten Leitungen nicht vernachlässigen, obwohl sie zeitliche Ressourcen mit sich bringen.
Aus diesem Grund ist Delegieren können entscheidend. Dass es mehr erfordert als nur eine einzige Anweisung, sollte klar sein. Sollte man die Arbeitsabläufe umstrukturieren, müssen Leitungen dafür sorgen, dass sich alle an die neu organisierten Prozesse halten.
Ein erster Schritt könnte darin liegen, die Hintergründe der Umstrukturierung darzulegen und transparent zu vermitteln. Denn verständnisvolle Mitarbeitende sind eher bereit, sich einem neuen Ablauf anzuschließen. Darüber hinaus hat die Leitung eine Vorbildfunktion inne. Es mag eventuell leichter erscheinen, eine Aufgabe selbst zu erledigen, vor allem, wenn sie wenig Zeit in Anspruch nimmt. Die Konsequenz könnte jedoch sein, dass aus der Gewohnheit heraus der Leitungskraft wieder Aufgaben zugeschoben werden – und alles sich wiederholt.
Energie bewusst nutzen
Neben dem Priorisieren und Delegieren ist bei der Aufgabenlösung ebenso eine Strategie angebracht: Wie arbeite ich? Obwohl jeder Mensch unterschiedliche Zeiten aufweist, in welchen er am leistungsfähigsten ist, so gibt es doch einen bekannten Leistungsverlauf: Während man vormittags am effizientesten arbeitet, fällt die Leistungsfähigkeit nach dem Mittagessen rapide ab. Am Spätnachmittag stellt sich ein Hoch ein, welches jedoch später wieder absinkt. Die Energie fällt daraufhin immer mehr, bis sie um Mitternacht am Tiefpunkt angelangt ist.
Entscheidend ist dabei, seine eigenen “produktiven Phasen” kennenzulernen, beispielsweise mittels eines Kalenders, in welchem man die Müdigkeits- und Hochleistungsphasen notiert. Dabei gilt die Müdigkeit, insbesondere mittags, nicht mit Kaffee zu bekämpfen. Das verlängert das Mittagstief nur noch.
Hat man seinen eigenen Körper und die fitten und müden Phasen ausfindig gemacht, kann man sich anspruchsvolle Aufgaben in diese “fitten Momente” legen, einfachere Aufgaben in die Müdigkeitsphasen.
Ablenkung vermeiden, Pausen einhalten
Ablenkung und Unterbrechungen, zum Beispiel durch das Handy oder Gespräche mit Mitarbeitenden, sollte man während der Erledigung seiner Tätigkeiten unterlassen. Damit verbunden ist die Gefahr, flüchtig zu arbeiten, da man die eingeplante Zeit für eine Aufgabe durch anderes vergeudet hat. Deswegen ist es immens wichtig, den Mitarbeitenden klar zu machen, wann man seine Ruhe benötigt.
Gleichermaßen können sich Stations- oder Wohnbereichungsleitungen einen ruhigen Ort zur Konzentration suchen. Dies fördert die Denkfähigkeit. Ungestörte, bewusste Pausen sind zudem zentral, um später wieder leistungsfähig zu sein. Außerdem können regelmäßige Pausen auf der Arbeit das Burnout Risiko senken.
